Kontorshygien är viktigt för att minska spridningen av bakterier och skapa en säker arbetsplats. Utan god hygien kan en person som nyser snabbt förvandlas till minskad effektivitet och produktionsnivåer eftersom hela kontoret gradvis drabbas av sjukdomen. Att förbättra kontorshygienen kräver arbete från både anställda och arbetsgivare; medan arbetsgivare är ansvariga för att sätta en standard och tillhandahålla nödvändiga verktyg, måste anställda ta personligt ansvar och engagera sig i artigt och säkerhetsmedvetet beteende på kontoret.
Ett av de bästa sätten att förbättra kontorshygienen är att hålla kontoret välfyllt med hygienartiklar. Detta kan inkludera tillhandahållande av rengöringsprodukter och desinfektionsmedel, såväl som grundläggande verktyg som vävnader och handdesinfektionsmedel. Att ge medarbetarna verktyg för att upprätthålla hygien kan ofta hjälpa till att inspirera till goda vanor.
Dessutom kan en arbetsgivare förbättra kontorshygienen genom att sätta en hög standard för kontorsrenlighet och underhåll. Ventilationssystem bör kontrolleras regelbundet, medan hela anläggningen då och då bör undersökas för tecken på mögel, vattenskador eller andra miljöproblem som kan skada anställdas hälsa. Att anställa ett bra vaktmästarteam kan också vara en kritisk komponent för att förbättra hygienen. Vissa kontor försöker förbättra hygienen genom att insistera på att arbetarna håller sin arbetsplats ren och organiserad som en del av företagets policy.
Anställdas beteende kan vara den viktigaste biten i hygienpusslet. Få inser att vardagliga föremål, som tangentbord och telefoner, är spektakulära odlingsplatser för bakterier och mikroorganismer. Att dela kontorsutrustning är ofta hur sjukdomar överförs runt kontoret; ett tangentbord som används av en sjuk person kommer sannolikt att hysa infektiösa mikroorganismer tills det desinficeras. Att utbilda anställda att använda desinfektionsmedel och tvätta händerna regelbundet kan vara en viktig del för att minska spridningen av sjukdomar.
En sak som i hög grad kan bidra till att förbättra kontorshygienen är att hålla sjuka arbetare borta från kontoret. Detta kräver ett partnerskap mellan ledning och anställda: chefer får inte ge arbetarna svårt att använda sjukdagar, medan anställda inte får äventyra förtroendet genom att använda sjukdagar falskt. Att låta en sjuk arbetare stanna hemma tills den inte längre smittar kan hålla sjukdomen borta från kontoret; i många fall är det bättre att förlora några dagar från en anställd än att gå igenom veckor med sänkt effektivitet av hela kontoret. Att vila hemma är vanligtvis också bra för arbetaren, eftersom det ger honom eller henne tid att återhämta sig utan onödig fysisk stress.