Att driva ett företag är mycket mer komplicerat än det brukade vara, på många viktiga sätt. Kraven på tid och ansträngning från företagsledare är högre än någonsin tidigare, men de anställdas behov är också högre.
Modern teknik finns tillgänglig för att möta dessa nya behov. En huvudform av denna tekniska hjälp är Human Resources Management System, eller HRMS. Denna behändiga mjukvaruapplikation hjälper den trasiga arbetsgivaren att ta hand om en mängd personalfunktioner med bara ett praktiskt verktyg. Istället för att spåra anställdas närvaro i ett databasprogram och medarbetarnas prestationsrecensioner i ett annat ordbehandlingsprogram, kan en arbetsgivare använda HRMS för att konsolidera all denna data i ett bekvämt anställdsprofilsystem.
Med hjälp av HRMS kan en arbetsgivare konfigurera löne- och förmånssystem, skapa och hantera utbildningssystem och till och med spåra prestationsrecensioner. Applikationer kör allt från enkla tids- och närvarospårare till hela sviter av spårnings- och datasystem. Vissa av dessa applikationer är anpassningsbara, vilket gör att arbetsgivare kan spåra sådana uppgifter som anställdas personliga historia, färdigheter och arbetsplatspreferenser. Den här typen av elektronisk dataspårning gör det mycket lättare att hantera anställdas behov och gör det möjligt för arbetsgivare att fokusera på andra behov. I vissa fall kan användning av HRMS innebära en anställd mindre än en arbetsgivare behöver anställa.
Även om en arbetsgivare har en personaldirektör kan HRMS effektivisera processen att hålla reda på anställdas löner, förmåner och granska data. Åtminstone kan en HRMS-svit hjälpa till att eliminera behovet av personalpapper. Och ju större företaget är, desto fler anställda och desto mer HRMS behövs.
Vissa HRMS-applikationer tillåter också anställda att hantera vissa delar av sina egna dataprofiler. Till exempel använder vissa universitet en HRMS-svit som anställda kan få begränsad tillgång till för att ändra grundläggande kontaktinformation som namn, adress och telefonnummer. Andra mer komplicerade HRMS-applikationer ger anställda kvalificerad tillgång till företagsjobbannonser, både för att se och ansöka.