Ett sponsringsförslag är en integrerad del av finansieringen av ett evenemang eller filantropisk organisation. Som skribent behöver du känna till alla detaljer om ditt evenemang eller din organisation och dina krav. Du måste också noggrant undersöka företaget, organisationen eller personen som ditt brev är adresserat till.
Med detta i åtanke har sponsringsförslaget många inslag som är gemensamma för andra brev. Placera dina kontaktuppgifter eller din organisations kontaktuppgifter överst i brevet till höger. Därefter, till vänster under dina kontaktuppgifter, anger du datum och kontaktuppgifter för brevets mottagare.
Använd första stycket för att presentera dig själv eller din organisation. Håll stycket kort. Din potentiella sponsor kommer att vilja veta vem du är, vad du gör och din filosofi men kommer att vara mer intresserad av köttet i ditt förslag.
Andra stycket ska introducera brevets mottagare till det evenemang du vill att han eller hon ska sponsra. Till exempel, om det är en litterär festival, ange namn, plats, uppskattning av närvaro och bekräftade händelser. Håll det kortfattat och var inte rädd för att tappa namnet då och då. Använd stycket för att sälja ditt evenemang eller din organisation, men se också till att alltid vara saklig korrekt.
Definiera händelsens inverkan i tredje stycket. Nämn välgörenhetsorganisationer som det kommer att hjälpa, om någon. Om det är en insamling eller annan välgörenhet, förklara var pengarna ska gå till och vad som ska göras med dem. Förklara vem eller vad händelsen kommer att påverka.
Därefter kommer den viktigaste delen av sponsringsförslaget ur den potentiella sponsorns synvinkel: Förklara vad som finns i det för förslagets mottagare. Den potentiella sponsorn kommer sannolikt att vilja veta hur många personer som kommer att se hans eller hennes namn eller varumärke under loppet av evenemanget och all reklam som leder till det. Se till att berätta för den blivande sponsorn vilka positiva associationer folk kommer att ta från evenemanget i samband med hans eller hennes namn eller varumärke. Förklara hur evenemanget är väl lämpat för just den sponsringen. Till exempel hänger en nöjesrunda väl ihop med sponsring av skoföretag och hälsokostföretag.
Nu när du har presenterat det positiva med evenemanget och har den blivande sponsorns intresse, är det dags att introducera förslagets mottagare för dina sponsringsbehov. Eventet som du söker sponsring för bör ha fullständig budgetinformation innan förslaget skrivs. Detta låter dig ange önskad budget för evenemanget så att sponsorn vet vilken investering som behövs, men inte börja förhandla i förslaget.
Det avslutande stycket i sponsringsförslaget bör uttrycka din uppskattning för att mottagaren tar sig tid att läsa ditt brev. Du bör också uttrycka en önskan om att diskutera idén med honom eller henne mer i detalj. Inkludera ditt namn och titel längst ner på sidan. Innan du skickar in ditt sponsringsförslag, läs igen och redigera det noggrant. Ett mindre än professionellt förslag kan inspirera en annars villig sponsor att avslå begäran.