Det första steget i att skriva en analysrapport om styrkor, svagheter, möjligheter och hot (SWOT) är att göra en kort sammanfattning av projektet till förmån för personer som kanske inte är bekanta med det. Du bör sedan undersöka styrkor och svagheter som är relaterade till projektet — alla befintliga system på plats, företagets resurser och alla andra interna faktorer som kan vara användbara för projektet bör inkluderas i SWOT-analysrapporten, med tillhörande förklaringar. Studera eventuella externa faktorer som kan påverka projektets resultat, såsom det nuvarande ekonomiska klimatet, och lista dem under möjligheter och hot. Stäng SWOT-analysrapporten med rekommendationer om hur man kan maximera styrkor och möjligheter samtidigt som man minimerar svagheter och hot i en konkret handlingsplan.
En introduktion till en SWOT-analysrapport ska illustrera projektet och hur det kan vara till nytta för företagets affärsmål. Detta gör att du kan avgöra om projektet är värt en strategisk planeringssession eller inte. Om projektet har föreslagits tidigare, bör introduktionen hållas så kort som möjligt och endast lyfta fram nyckelpunkter i projektet.
Under styrkor, identifiera eventuella interna faktorer som visar sig vara användbara för projektet. Om företaget idag är marknadsledare för en viss vara, till exempel, undersök hur produktens popularitet kan användas för att öka projektets chanser att lyckas. På samma sätt, identifiera eventuella svagheter som är inneboende i teamet som kan äventyra ett framgångsrikt genomförande. Om företaget är ett etablerat varumärke i endast en enskild region, till exempel, kan bristen på exponering inom andra områden vara skadlig för ett bredare projekt.
Möjlighetsdelen av en SWOT-analysrapport bör beskriva alla externa faktorer som kan driva projektet till högre framgångsnivåer. Om produkten tillgodoser ett visst säsongsbetonat behov kan en försäljning av den under just den tiden på året maximera avkastningen på projektet. Individer som upplever en plötslig uppgång i popularitet kan användas som talesperson för produkten. Hotdelen, å andra sidan, bör identifiera yttre omständigheter som kan hindra framgång. Till exempel kan en liknande produkt som för närvarande finns ute på marknaden minska den potentiella försäljningen av din produkt.
En bra SWOT-analysrapport kommer att avslutas med detaljerade rekommendationer för åtgärder. Inkludera tydliga planer på hur man får ut det mesta av företagets styrkor och hur man kan dra nytta av eventuella möjligheter. Skapa samtidigt metoder för hur man eventuellt kan omvandla svagheter till tillgångar samtidigt som man skapar beredskapsplaner för hot.