För att göra en strategisk analys av en skola som tar hänsyn till styrkor, svagheter, möjligheter och hot (SWOT) finns det ett antal olika steg att ta. Innan du kan göra en SWOT-analys av en skola måste du identifiera en skicklig moderator. Det här bör vara någon som inte är involverad i din skola, så du kanske vill arbeta med en annan skola eller institution om du inte har råd att anställa någon. Du bör sedan samla en mångfaldig grupp lärare och administratörer för att brainstorma möjligheter och eventuella hot, tillsammans med de styrkor och olika svagheter som din institution har att arbeta med. Det sista steget i att utföra en SWOT-analys av en skola innebär att samla all information tillsammans och använda den för att lösa ett specifikt problem.
SWOT-processen är en typ av fokusgrupp som kan användas för att analysera idéer, koncept och institutioner och för att lösa olika problem. Denna process behandlar både externa och interna faktorer och kan genomföras på två grundläggande sätt. De externa faktorerna representeras av olika hot och möjligheter, medan de två interna faktorer som tas upp i en SWOT-analys är svagheter och styrkor. Du kan välja att brainstorma styrkor och svagheter först, men det är också populärt att börja med att identifiera möjligheter och hot. Det är då möjligt att undersöka dina styrkor och svagheter samtidigt som du tänker på specifika möjligheter och hot som din skola står inför.
Innan en effektiv SWOT-analys av en skola kan genomföras måste en skicklig moderator identifieras. Moderatorn bör vanligtvis inte arbeta för din skola eller vara involverad i den på något sätt för att säkerställa bästa resultat. Om din skola har råd att anlita en extern moderator bör du överväga att göra det. Du kanske också vill överväga att kontakta en annan lokal institution för att ordna ett personalbyte. I det här fallet kommer den andra institutionen att förse dig med en moderator från sin personal, i utbyte mot att du skickar en anställd att utföra en SWOT-analys av en annan skola än din egen.
När du har hittat en moderator måste du identifiera eventuella specifika problem som din SWOT-analys behöver lösa. Du kanske vill göra en SWOT-analys av en skola helt enkelt för att förbättra institutionen som helhet, men det är också möjligt att ta itu med mer specifika frågor som föräldramedverkan. Det är då nödvändigt att hålla en brainstormingsession för att identifiera SWOT-problemen relaterade till din skola. Denna process fungerar vanligtvis bättre om du arbetar med en fokusgrupp istället för bara en eller två individer. En andra session kan sedan hållas för att utforma en plan för att använda den information som avslöjats under analysen.