När du skriver ett affärsbrev förväntas du följa vissa format. Formaten har en viss variation och om du inte går en kurs om brevskrivning, kanske folk inte specifikt mäter avståndet mellan toppen av sidan och dina adresser, och mellan adresser som anges och din hälsning. Den viktigaste aspekten när du skriver ett affärsbrev är att göra ditt syfte – varför du skriver brevet – mycket tydligt. Ändå bör du vara bekant med ett grundläggande format innan du börjar oroa dig för vad och hur du ska skriva.
Om du använder ett ordbehandlingsprogram, kontrollera ditt program för affärsbrevmallar. Dessa kan göra ditt jobb enklare eftersom de har förinställt marginalerna och vanligtvis informerar dig exakt var du ska placera saker som adresser. Om du inte har en sådan mall kan ditt brev formateras på två sätt. Det första kallas blockformat och det andra indragna formatet. Om inget annat anges kan du använda antingen format eller någon av deras varianter. Den stora skillnaden mellan de två formaten är att stycken inte har indrag, och text kan justeras så att varje rad är lika lång. I indraget format kommer inte alla rader att vara exakt lika långa, och den första meningen i varje stycke kommer att dras in fem mellanslag.
Det finns små variationer med varje format, så den här förklaringen syftar till ett sätt att snabbt skriva ett affärsbrev, med blockformat, utan att motivera din text. Affärsbrevet ska ha följande marginaler: en tum (2.54 cm) på toppen, botten, vänster och höger. Kontrollera ditt ordbehandlingsprogram innan du börjar och ställ in dessa marginaler om det behövs. Teckensnittet bör vara 12 punkter, och Times New Roman är det föredragna valet.
Om du skriver på företagets brevpapper behöver du inte börja brevet med din adress. Om du använder standardpapper bör du börja i den övre marginalen med din adress. Det är onödigt att inkludera ditt namn med din adress. Inkludera helt enkelt din adress, och om du vill, telefonnummer och e-post. Lägg till ett datum direkt efter adressen. Du kan dra in din adress så att den kommer i linje med högermarginalen, men den kan helt enkelt börja vid vänstermarginalen, vilket är enklare.
Hoppa över en rad och skriv namnet på personen du skriver till, deras titel eller företag och deras adress. Varje post som namn, titel och gatuadress ska finnas på en separat rad. Stad, stat och postnummer ska utgöra den sista raden. Följande ordning behövs för adressen: Företag, Person, Titel och Adress.
Hoppa över en rad till och börja med din hälsning. Detta bör vara formellt. Om du skriver till Ms Smith, kommer du att skriva Kära Ms Smith:. Använd ett kolon istället för ett kommatecken efter hälsningen.
Mellanslag ner en rad och börja ditt första brödstycke. Se till att tydligt ange avsikten med brevet i detta första stycke. Använd ytterligare stycken, med ett mellanslag mellan, efter behov för att utöka din poäng eller ge exempel. När du har avslutat brödstyckena, hoppa ner en rad och skriv ”Vänliga hälsningar”, din avslutande kommentar, hoppa sedan ner cirka tre till fyra rader innan du skriver ditt namn och din titel om du har en. Innan affärsbrevet skickas, glöm inte att fysiskt signera ditt namn med svart bläck i utrymmet mellan ditt avslutande och ditt inskrivna namn.
Målet när du skriver ett affärsbrev är att effektivt förmedla din poäng. Du kan inte vara effektiv om ditt brev är fyllt med fel. Gör inte bara en stavningskontroll, utan undersök också ditt papper för eventuella grammatiska fel, vanliga förvirrade ord och skiljeteckenproblem. Läs brevet högt för att vara säker på att du förmedlar din poäng tydligt. Använd ett enkelt språk, men undvik sammandragningar eller någon slang. Ett välskrivet affärsbrev som kommer till saken direkt är mycket viktigt, speciellt om du skriver från ett annat företag. Din förmåga att skriva ett affärsbrev som är lätt att förstå och felfritt speglar ditt företags professionalism.