Företag rekommenderas att skriva ett avslagsbrev till alla sökande som de inte anställer. Målet med brevet är att informera den sökande om omständigheterna, visa uppskattning och upprätthålla en god relation med den sökande. Avslagsbrevet måste åtminstone innehålla:
Ett uttalande att den sökande inte fick jobbet.
Ett uttryck för uppskattning för ansökan och eventuella intervjuer.
Lycka till den sökande i hans fortsatta jobbsökande eller professionella utveckling.
Brev kan också innehålla uppmuntran att ansöka igen, en begäran om att söka till ett annat aktuellt jobb och personliga uppgifter om de saker som intervjuarna uppskattade om den sökande.
De flesta brev är skrivna i en formell affärsstil. De första en till två meningarna ägnas åt att informera sökanden om att någon annan har anställts och ge en vag anledning till detta. ”Vi kan tyvärr erbjuda dig ett jobb vid denna tidpunkt, på grund av det höga antalet kvalificerade kandidater,” eller det räcker med någon omvandling av denna mening.
De kommande meningarna bör tacka den sökande för att han genomgått ansöknings-/intervjuprocessen. De kan också riktas personligen så att företaget visar sin tacksamhet för att få träffa den sökande. En mening som: ”Vi uppskattade att träffa dig och njöt av att höra dina idéer om hur du skulle passa in i vårt företag,” är lämplig om det var det som hände. Många affärsexperter anser att uttalandet i den här delen av avslagsbrevet bör vara något personligt och uttrycka en viss uppskattning för en faktisk händelse under intervjun för att mildra avslaget och göra det personligt och komplimenterande.
Den sista väsentliga detaljen är en önskan om sökandens framgång i framtiden. Detta kan uttryckas med ett enkelt uttalande som: ”Vi önskar dig fortsatt framgång i ditt yrke (jobbsökning, karriär, etc.).” Avslagsbrevet bör sedan avslutas med en formell underskrift.
Mellan uttrycket av uppskattning och önskan om framgång kan breven innehålla inbjudningar att söka till andra nuvarande jobb eller att söka jobb i framtiden. Dessa inbjudningar är en anledning till att anpassa alla brev och inte skicka ut ett formulär. Vissa företag välkomnar inte att den sökande ansöker igen om intervjuerna var dåliga eller ogynnsamma, men de kanske verkligen gillade vissa kandidater och kunde inte erbjuda dem arbete. Det rekommenderas att om det finns en andra tjänst ledig, bör arbetsgivaren säga det inte bara i ett brev utan också i ett telefonsamtal.
Företag bör undvika potentiella fallgropar när de skriver ett avslagsbrev för arbetssökande. De ska inte kommentera den/de anställda eller de specifika egenskaper som gjorde den personen till ett bättre val. Däri ligger potentialen för stämningar om orättvisa anställningsmetoder. Att negativt kommentera den sökandes prestation är också dåligt rekommenderat. Kom ihåg målet för handen; informera, tacka, önska lycka till och lämna ett gott intryck.