När du skriver ett följebrev för exekutivassistent bör den sökande använda en enda sida för att visa sina kontorsfärdigheter, noggrann uppmärksamhet på detaljer och ge specifika exempel på hur du använder dessa färdigheter i en tidigare arbetsmiljö. Dessa mål kan uppnås genom att skapa ett unikt brevhuvud för både personligt brev och CV, och genom att korrekturläsa bidragen för att säkerställa att de är fria från grammatiska fel och stavfel. Brevet kan riktas till chefen för personalavdelningen eller individuella intervjuer, och kan begära en tid och plats där den sökande kan träffas för att ytterligare diskutera hur hennes kompetens kan gynna det anlitande företaget.
Arbetsuppgifterna för en verkställande assistent inkluderar vanligtvis arkivering, faxning, svara på telefoner och utföra kontorsarbete med datorer. Denna typ av position tjänar till att underlätta behoven hos den högsta ledningen i ett företag eller ett stort företag. Corporate vice presidents, executive officers och financial officers använder vanligtvis denna typ av assistent. Vissa befattningar kan kräva att den verkställande assistenten också tar hand om små personliga ärenden för chefen, såsom att schemalägga middagsbokningar, hämta kunder och catering till affärsluncher.
När du ansöker om denna typ av befattning bör följebrevet för chefsassistenten vanligtvis begränsas till en sida. Syftet med brevet är att tjäna som en introduktion till den rekryterande chefen, och eventuellt till den chef som tjänsten kommer att svara på. Detaljerad information, såsom tidigare anställning, vistelsetid på tidigare jobb och utbildningsbakgrund kan anges på bifogat CV, som kan vara på två sidor eller mer efter behov.
CV och följebrevet för den verkställande assistenten kan utformas för att komplettera varandra med stil. Sökanden kan använda grundläggande ordredigeringsprogram för att skapa ett brevhuvud som innehåller hennes namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Detta brevhuvud kan tryckas på toppen av både CV och brev för att skapa ett enhetligt utseende som också visar kandidatens datorkunskaper och uppmärksamhet på detaljer.
Följebrevet för den verkställande assistenten bör vara specifikt och kortfattat i sin adress, innehåll och hälsning. Brevet kan börja med att adressera anställningschefen specifikt om den informationen är tillgänglig, till exempel ”Dear Mr. Gomez”, eller till företagets personalavdelning om namnet inte anges. För att undvika onödig längd och ordighet består ett brev på en sida vanligtvis av mellan fyra och fem stycken, där varje stycke innehåller tre till fem meningar. I sista stycket kan den sökande begära att få avtala en särskild mötestid och plats där hennes vidare kvalifikationer kan diskuteras i en intervju. Karaktären av denna typ av befattning kräver exceptionella skrivkunskaper, och den sökande bör korrekturläsa brevet flera gånger för att säkerställa att inga grammatiska eller stavningsfel förekommer.
Den sökande kan tycka att det är fördelaktigt att använda följebrevet för chefsassistenten som en möjlighet att ge ett exempel på sin arbetsförmåga. Exemplet bör vara ett specifikt fall där den sökande använde kompetens som är relevant för det nya jobb som hon söker. Till exempel, om de nya anställningskvalifikationerna inkluderar kunskap om en viss typ av datorprogram, kan den sökande ta med ett exempel på hur hon använt den typen av program för att genomföra en presentation eller serie rapporter för sin tidigare arbetsgivare. Den sökande kan också lista utmärkelser och eventuellt särskilt erkännande hon kan ha fått i tidigare arbetslivserfarenheter som relaterar till hennes talanger och färdigheter.