Eftersom internet nu finns i nästan alla hushåll har skrivna brev blivit ett minne blott. Varför lägga tid och pengar på att skriva ner något på papper när du kan skicka ett snabbt e-postmeddelande och nå någon på bara några sekunder? Svaret är att, trots e-postens popularitet, ibland kan ett skrivet brev vara mycket mer kraftfullt. E-postmeddelanden går vilse och ignoreras ibland, men mest av allt ses de som mer informella och mindre kraftfulla än skrivna brev. Så när är ett skrivet brev en bra idé? Här är några exempel.
Om du skriver till förtroendevalda, till exempel kongressmedlemmar, kommer ett skriftligt brev med största sannolikhet att ge dig ett svar. Ett välstrukturerat brev skickar meddelandet att du har tagit dig tid att tänka igenom ditt klagomål eller förfrågan, och det kommer att vara ett mer övertygande argument än ett mejl någonsin skulle kunna vara.
Om du behöver skicka en ursäkt eller ett tackbrev, kommer ett skriftligt brev att förmedla ditt budskap starkare än några rader med e-post någonsin skulle kunna göra. Ett skrivet brev visar mottagaren att du bryr dig nog att gå igenom besväret att faktiskt skriva något, köpa ett frimärke och hitta en brevlåda. Andra typer av meddelanden, såsom bröllopsinbjudningar och julnyhetsbrev eller kort, bevarar traditionen med det skrivna brevet.
Om du skriver ett rekommendationsbrev för någon, vare sig det är en tidigare anställd eller en student, är ett skriftligt brev den föredragna formen. Detta beror på att ett skrivet brev känns mer permanent, medan ett e-postmeddelande eller fax kommer att verka föråldrat några veckor efter att det först skickades.
Den allmänna regeln är att formella situationer hanteras bättre genom skriftliga brev än genom e-post. Även via e-post har blivit den mest populära kommunikationsformen nuförtiden, den ses fortfarande som informell av de flesta och väger inte lika tungt som skrivna brev.
Slutligen, kom ihåg att skrivna brev kan förmedla skribentens känslor mycket bättre än ett e-postmeddelande. Om du skickar ett meddelande till en släkting eller skriver till en sedan länge förlorad vän, välj papper. Kraften i skrivna brev som kommer till ditt hem kan inte jämföras med ett enkelt klick på ett e-postmeddelande som når din brevlåda.