Ett brev till investerare ska alltid vara informativt och professionellt. För att hålla investerarrelationerna starka, kommunicera alltid tydligt och ärligt om detaljerna i ditt företag. Din korrespondens med investerare bör endast innehålla faktainformation och varje investerare bör underrättas om viktiga frågor som påverkar hennes eller hans investering så snart de blir kända. Om du bifogar investerarrapporter med ett brev, förtydliga eventuella problemområden som en rapport kan visa och uppmuntra investerare att kontakta dig direkt om någon skulle ha framtida frågor eller funderingar.
När du skriver ett brev till investerare, se till att det är skrivet på brevpapper med ett lättläst, professionellt utseende. Oavsett om du förbereder ett kvartalsbrev till investerare, ett årligt brev till investerare eller skriver ett brev för ett investerarförslag, var noga med att behålla en kopia av brevet för dina filer och skicka en kopia av samma brev till alla dina investerare, samt eventuella styrelseledamöter och andra lämpliga parter. Tilltala mottagarna i en respektfull och professionell ton, och inkludera alltid dina kontaktuppgifter.
All investerarkommunikation bör vara korrekt daterad direkt på korrespondensen för att hålla en saklig tidslinje för kommunikation. Du bör också alltid innehålla en referens- eller ämnesrad efter brevets datum så att dina investerare vet vad brevet avser och så att informationen lätt kan hämtas om det skulle behövas i framtiden. Ett brev till investerare bör också alltid börja med en respektfull och professionell hälsning även om du har en personlig relation med dina investerare.
När du utarbetar ett brev att skicka till investerare är det alltid en bra idé att komma direkt till saken så snart som möjligt. Du kanske har en vänskaplig relation med investeraren, men att diskutera personliga angelägenheter är aldrig lämpligt när du tillhandahåller ett professionellt brev till investerare. Istället bör brevet endast innehålla information som är relevant för investerarens affärsintresse och investering i ditt projekt.
I ditt brev till investerare var optimistisk om framtiden för ert företag tillsammans. Även om investerare står inför möjligheten att förlora en investering, beskriv dina bästa strategier för att försöka undvika en sådan förlust. Kort sagt, försäkra dina investerare att du gör ditt personliga och professionella bästa för att skydda deras intressen.
När ett brev till investerare levererar nedslående nyheter är det också en god praxis att informera dina investerare om situationer som till synes utanför din kontroll. Samtidigt gör dock investerarna medvetna om de insatser du har gjort för deras räkning. De flesta investerare förstår risker och förstår att oförutsedda omständigheter kan resultera i en förlust. Vad de flesta dock inte kommer att tolerera är att bli felinformerad eller avsiktligt ljugit för i ett brev eller personligen.