En journals livscykel beskriver varje fas i ett dokument, från skapande till förstörelse. Det hjälper företag och byråer att planera för lagring, skydd, hämtning och förstörelse av information i olika skeden. Registerlivscykelhanteringssystem kontrollerar vanligtvis stora mängder information på ett bekvämt och säkert sätt.
Planering sker vanligtvis innan journalprocesser för livscykelhantering implementeras. Att införliva rutiner i dagliga rutiner håller journalerna under kontroll och säker. Denna planering inkluderar vanligtvis tekniker för insamling, organisation, underhåll och kassering under hela journalens livscykel.
Definitionen av poster inkluderar foton, grafik, kartor, film och band, både ljud och bild. En skiva är lika med allt som kan återskapas, vanligtvis med hjälp av annan utrustning. Den definierar data inifrån en organisation eller från externa källor, och en post kan anses vara officiell eller inofficiell. Officiella register anger vanligtvis information med en angiven livslängd.
Officiella register inkluderar finansiella dokument från en offentlig myndighet, tillsammans med all annan information som enligt lag definieras som en offentlig register. Juridisk information som kan användas i domstol kan också falla under klassificeringen av en officiell register som bör upprätthållas. Lagar i många jurisdiktioner föreskriver tidslinjer för bevarandet av officiella register, såsom domstolsprotokoll.
Dokument skapas från e-postmeddelanden, inspelade telefonsamtal, utskrivna dokument och annan data som visar hur besluten har utvecklats. Allt som kan vara användbart för ett företag eller en organisation i framtiden behålls vanligtvis enligt dess registerlivscykel. Med framsteg inom tekniken lagrar enheter vanligtvis register elektroniskt för att eliminera behovet av papperslagringsutrymmen.
Organisera information och bestämma dess användningsfaktorer i register över livscykelhantering. En post bör katalogiseras eller arkiveras för enkel hämtning när den behövs eller efterfrågas. Formulär, korrespondens och dubbletter lagras vanligtvis med ett arkivsystem som är lätt att förstå och navigera i.
Dessa register kräver också en underhålls- och skyddsplan, särskilt för data som representerar värdefull information med en permanent registerlivscykel. I många regioner arkiveras register med historiskt värde i statliga arkiv. Exempel på dessa dokument inkluderar födelse- och dödsregister och presidentdokument.
När data når slutet av sin livscykel tillåts förstörelse. Bortskaffande kan vara lämpligt för utkast till dokument eller material som används för att upprätta officiella register. Dubletter kan också förstöras efter att originalet har bevarats i någon form. Vissa företag använder oberoende tjänsteleverantörer för att spåra en skivas livslängd.