En administrativ post är vilken typ av dokument som helst som är relaterat till hur en organisation hanteras eller drivs. Proffs håller administrativa register så att de kan ha en historik över verksamhet, möten, kunder och ekonomi. I vissa fall kan ett administrativt register krävas för juridiska ändamål. Dessa dokument lagras ofta elektroniskt. När officiella administrativa register krävs, kan dock yrkesverksamma skriva ut dokument på papper som är vattenmärkta eller förseglade för att visa att de är auktoriserade register.
En företagsledare kan använda ett administrativt register för att fatta ekonomiska beslut. Till exempel, om han eller hon planerar hur mycket han eller hon ska budgetera för ett visst projekt, kan han eller hon få tillgång till poster för att ta reda på hur mycket som spenderades tidigare. Ekonomiska administrativa register kan också användas i revisionsprocesser som utförs internt för ekonomisk planering eller externt av tillsynsmyndigheter.
Det är också vanligt att en administrativ journal förs för anläggningsförvaltningen. I scenarier när en chef måste övervaka anläggningar för att säkerställa att de följer säkerhets- och hälsoföreskrifterna, kan register vara till hjälp för att bevisa att han eller hon vidtog nödvändiga försiktighetsåtgärder. Om en olycka inträffar på en anläggning kan en chef ta fram nödvändiga administrativa register för att visa att han eller hon inte är ansvarig för några skador eller fall av kroppsskada.
Ett administrativt register kan vara otroligt viktigt när det kommer till att följa ett kontrakt. Om en individ anklagas för att bete sig på ett sätt som strider mot villkoren i ett avtal kan rättsliga åtgärder följa. I det här fallet kan administrativa register användas för att bevisa en individs oskuld eller skuld.
Administrativa register används ofta i fall då ett företag eller en myndighet anklagas för att agera på ett sätt som är skadligt för miljön eller folkhälsan eller säkerheten. I dessa fall kan en domare kräva att en organisation lämnar in sina administrativa uppgifter. En post, i det här scenariot, kan vara ett pappersspår som hjälper juridiska tjänstemän att förstå de steg som en organisation tog. Domare kan använda dessa dokument för att avgöra om en organisation uppträdde illvilligt eller nyckfullt.
Ett administrativt register kan föras av alla professionella i en organisation som har tillgång till information om ledningsbeslut. I vissa fall kan chefer och chefer anställa assistenter som för register över möten och utförda åtgärder. Arbete som spåras digitalt, såsom finansiella transaktioner och datainmatning, kan också användas i ett administrativt register.