Personaladministration, mer känd som personaladministration (HR), är samordning och reglering av anställda i ett företag. Det handlar om att organisera, rekrytera, anställa, utbilda och utvärdera arbetare. Konfliktlösning och laglig efterlevnad är också viktiga aspekter. Med ett bra HR-team som gör sitt jobb bra, kommer ett företag ofta i slutändan att bli mer effektivt och konkurrenskraftigt och generera ytterligare intäkter.
Organisation
I de flesta företag leder en välorganiserad arbetsstyrka till högre effektivitet, produktivitet och intäkter. Det första målet med personaladministration är därför att organisera alla anställda på ett sådant sätt att de kan samarbeta och utföra uppgifter på bästa möjliga sätt. Exempel på frågor inom detta område är hur många avdelningar som behövs, hur många individer som ska finnas på varje avdelning, hur förhållandet mellan chef och medarbetare ska vara och vilka alternativa befälsordningar som ska användas när chefer inte kan kontaktas. Organisation handlar också om hur man tilldelar individer till specifika projekt, samt att hålla de anställda friska och säkra i arbetsmiljön.
Rekrytering och anställning
När de i ett företags personaladministrativa team vet hur de ska organisera arbetare och deras projekt börjar de rekrytera och anställa anställda aktivt. De lägger upp meddelanden om lediga tjänster, organiserar eller deltar i evenemang som jobbmässor och genomför inledande intervjuer för att hitta de mest kvalificerade och erfarna kandidaterna. De vidarebefordrar sedan information om slutkandidaterna till avdelningschefer, som ofta genomför de sista intervjuerna och ringer upp vem de ska anställa.
Utbildning
Anställda som är nya på ett företag känner inte alltid till verksamhetens policyer och rutiner, även om de har otrolig erfarenhet och kompetens. Träning är nästan alltid nödvändigt för att råda bot på detta. Medlemmar av HR-avdelningen kan utveckla de utbildningsevenemang och dokumentation som behövs för att få anställda att arbeta effektivt. De sammanställer och övervakar också ytterligare utbildning, till exempel den som behövs för att avancera till en annan position i företaget. I vissa fall samarbetar de med olika utbildningsinstitutioner för att utveckla program som gör det möjligt för anställda att få certifieringar eller grader relaterade till branschen.
Bedömning
De flesta företag vill veta att deras anställda presterar på en viss nivå. De vill också veta att arbetarna följer policyer och rutiner väl. En uppgift för personaladministrationen är därför att utveckla tekniker och verktyg som chefer kan använda i bedömningssyfte. Ett vanligt exempel är ett standardiserat formulär för en medarbetargranskning. HR-arbetare använder data som samlas in genom dessa poster för att analysera verksamheten inom företaget och för att fatta beslut som om lönen ska höjas.
Konfliktlösning
En fördel med att använda människor framför maskiner är att individer kan vara innovativa och visa logiska tankeprocesser baserade på erfarenhet, men människor kommer inte alltid överens eftersom de strävar efter att göra detta. HR-avdelningen ansvarar för att lösa konflikter som kan uppstå i företaget, särskilt de mellan olika ledningsnivåer. De arbetar också för att lösa konflikter som inte är mellanmänskliga, som att en nyanställd känner sig malplacerad i sin arbetsmiljö. Att föra detaljerade register relaterade till dessa aktiviteter är ett måste, eftersom vissa konflikter så småningom leder till disciplinära åtgärder eller uppsägning som, om de inte utförs korrekt, kan leda till stämningar.
Personalledningsarbetare har i allmänhet lättare att lösa konflikter när de har en solid ram med tydliga policyer och rutiner att falla tillbaka på. Policyerna och procedurerna låter personalavdelningens anställda förbli objektiva när de försöker hitta hållbara lösningar. De säkerställer också att alla föreslagna lösningar är i linje med företagets mål. HR-teamet arbetar i nära samarbete med ledningen för att sammanställa policy- och procedurdokumentation av denna anledning.
Lagstiftning efterlevs
Medlemmar i HR-teamet tittar på policyer och regler, inte bara för deras företag, utan för deras jurisdiktion. De ser till att anställda fyller i de rätta skatteformulären, till exempel, och alla andra myndigheter som krävs för pappersarbete. Denna uppgift är utmanande eftersom ny lagstiftning regelbundet antas, som kräver att personaladministrationen anpassar verksamheten och dokumentationen inom verksamheten. Det är avgörande eftersom underlåtenhet att följa en enda förordning kan äventyra företagets rykte och drift.