Kondoleansfraser är utformade för att förmedla sympati för människor som nyligen har förlorat vänner eller nära och kära. Många människor är medvetna om att det är svårt att skriva ett kondoleansbrev utan att låta lite kliché, och som en allmän regel är känslan bakom frasen ofta viktigare än formuleringen. Att bara skicka ett formellt kort eller kondoleansbrev är viktigt, eftersom det indikerar att en individ tänker på någon under en svår tid. Att hälsa människor med några kondoleansord när man ser dem för första gången efter ett dödsfall är också mycket uppskattat.
Kondoleansfraser inkluderar saker som ”förlåt för din förlust”, ”snälla acceptera min/vår djupaste sympati”, ”mina/våra tankar är hos dig”, ”[den avlidne] kommer att saknas”, ”med omtänksamma tankar”, ”mycket kärlek”, ”våra hjärtan går ut till dig”, ”med varm sympati” och så vidare. Dessa fraser är tillräckligt neutrala för att vara lämpliga för nästan alla, oavsett religiös övertygelse, och i själva verket kommer många kondoleanskort förtryckta med just dessa fraser. Att köpa ett tomt kort och ta sig tid att skriva en kort anteckning anses dock generellt vara lämpligare.
Individer kanske också vill ta hänsyn till någons religiösa övertygelse när de skriver kondoleansfraser. För människor som tror på ett koncept av himmel och helvete, kanske talaren vill referera till tanken att han tror att den avlidne är i himlen eller tittar ner från himlen. Fraser som ”må Gud trösta dig”, ”må din själ finna frid” och andra referenser till religiös tro bör skräddarsys för specifika religioner. De som sänder kondoleanser till någon som utövar en religion de inte är bekant med kanske vill fråga en medlem av den religionen om ett lämpligt uttalande att använda, eftersom vissa religioner har traditionella kondoleansfraser, och mottagaren av hälsningen kan bli berörd av eftertänksamheten.
Vissa människor använder citat när de ger sina kondoleanser, väljer meningsfulla passager från dikter eller böcker de gillar, eller använder kända citat som handlar om död och sorg. ”Att leva i hjärtan som vi lämnar bakom oss är att inte dö”, ”som en fågel som sjunger i regnet, låt tacksamma minnen överleva i sorgens tider” och ”må kärlekens välsignelser vara över dig, må dess frid överleva dig , må dess väsen belysa ditt hjärta, nu och för alltid mer” är några exempel på citat som kan användas.
Det är också lämpligt att hänvisa till den avlidnes tillstånd i kondoleansfraser, om talaren är en nära vän. Kondoleanser som ges till överlevande från någon som dog av en kvardröjande sjukdom, till exempel, kan innehålla ett meddelande om uppskattning att smärtan och svårigheterna är över, som i ”Jag var ledsen att höra om din mammas död, men jag är glad att höra att hennes lidande har kommit till ett slut.” Många uppskattar också en indikation på att andra gärna erbjuder all hjälp som behövs under de kommande dagarna och veckorna.
Individer som verkligen kämpar för att komma på kondoleansfraser som låter rätt bör veta att det också är fullt rimligt att säga ”enbart ord kan inte uttrycka min sympati” eller ”Jag kan inte föreställa mig sorgen över att förlora ditt barn/partner/etc.” Mottagare av kondoleanshälsningar är vanligtvis inte ute efter gnistrande originalitet, bara ett uppriktigt uttryck för känslor.