I många kontor och rättssalar används diktafontranskriberare av informationsspecialister för att spela in och bearbeta talade ord i syfte att dokumentera olika händelser. Diktafoner har funnits sedan början av 1900-talet och har prydt skrivbordet hos företag, juridiska och hälsovårdspersonal som ett viktigt verktyg för informationshantering. Transkriptionsutrustning används oftast av läkare, sekreterare och protokollförare, men används också av författare, lärare och andra yrkesverksamma för att spela in och bearbeta talade anteckningar.
Även om den amerikanske uppfinnaren Thomas Edison spelade en avgörande roll i dess uppfinning, var de första diktafontranskriberarna inte officiellt tillgängliga för konsumenter förrän 1907, då namnet ”Dictaphone” var varumärkesskyddat av Columbia Graphophone Company. Denna tidiga version gjorde det möjligt för användare att spela in sin röst på vaxcylindrar som kunde spelas upp för senare avlyssning. Denna primitiva anordning användes ofta för att spela in stora tal av politiska och medborgerliga ledare på den tiden.
På 1950-talet förvandlades diktafontranskriberaren till en mindre skrivbordsenhet som använde magnetresonansband som inspelningsmaterial på grund av framgångar inom tekniken. Dagens diktafontranskriberare kan vara så små som en penna och finns i två former: kassettband eller digital röstlagring. Dessutom är många transkriberare nu integrerade med telefon- och mjukvaruaktiverade system, vilket skapar en säkrare miljö för att lagra enorma mängder information.
Diktafontranskriberare finns på många kontor, eftersom de enkelt tillåter användare att spela in sina talade anteckningar för senare referens. Medan vissa diktafonanvändare väljer att behålla sina register i ett röstinspelat format, använder många andra tjänsterna från en transkriptionstjänst för att dölja de talade posterna till skriven text. Oftast hanteras denna uppgift av en kontorssekreterare, advokatbiträde eller professionell transkriptionist, som alla är skickliga på att lyssna på och spela in anteckningar i branschspecifika skriftliga format.
Den praktiska användningen av diktafontranskriberaren inkluderar inspelning av ärendeanteckningar för rättsliga förfaranden, läkarskapade rapporter om medicinska undersökningar och inspelning av offentliga möten och företagsmöten. Dessutom använder många yrkesverksamma som författare, lärare och offentliga talare transkriberare för att spela in anteckningar som senare översätts till skrivna verk som rapporter och böcker. Transcribers används också ofta av elever som vill undvika att ta skriftliga anteckningar under lektionen.
Med ökningen av röstigenkänningsteknik och mobila enheter som inkluderar röstinspelningsapplikationer kan den traditionella dikteringstranskriberaren bli ett minne blott. Men så länge det finns information som ska skapas och lagras kommer transkription sannolikt att fortsätta att vara en värdefull aspekt av att göra affärer i världen. Transkriptionen som helhet kommer bara att hanteras på effektivare och säkrare metoder än vad gammaldags dikteringsutrustning kan tillhandahålla.