Alat manajemen hubungan pelanggan mewakili item atau proses yang diterapkan perusahaan untuk membuat koneksi dengan konsumen. Alat ini dapat berupa departemen internal standar atau teknologi yang mengumpulkan data pelanggan atau umpan balik. Alat manajemen hubungan pelanggan tradisional termasuk departemen layanan pelanggan, survei, atau outsourcing. Alat yang lebih baru termasuk situs web dan jaringan media sosial, di antara teknologi lainnya. Perusahaan dapat menggunakan beberapa alat untuk memenuhi pasar dengan alat hubungan pelanggan.
Sebuah departemen layanan pelanggan biasanya garis depan dalam hal jangkauan pelanggan. Departemen ini memiliki anggota staf yang cukup untuk menangani panggilan telepon atau pertanyaan lain tentang bisnis dan produknya. Departemen mensintesis data yang dikumpulkan untuk ditinjau oleh manajemen tingkat atas. Dalam kebanyakan kasus, alat ini mewakili sikap reaktif dalam hal membangun hubungan pelanggan. Bisnis hanya menunggu pelanggan menghubungi bisnis untuk bereaksi terhadap masalah.
Survei dan outsourcing adalah dua alat manajemen hubungan pelanggan yang terkait. Survei biasanya berupa dokumen kertas yang dikirimkan perusahaan kepada pelanggan. Beberapa pertanyaan atau informasi lain dalam survei mencari informasi tentang pemikiran pelanggan tentang bisnis dan produknya. Mengalihdayakan proses ini ke pihak ketiga adalah hal biasa karena perusahaan outsourcing sering kali memiliki alat dan item yang diperlukan untuk mengumpulkan informasi dengan cepat dan murah. Langkah-langkah ini biasanya merupakan sikap proaktif dalam manajemen hubungan pelanggan.
Teknologi menambahkan kerutan baru pada alat manajemen hubungan pelanggan. Perusahaan dapat menggunakan situs web perusahaan sebagai respons proaktif dan reaktif untuk manajemen hubungan pelanggan. Situs web memungkinkan perusahaan untuk memberi tahu konsumen tentang penjualan, perubahan, dan informasi lain yang berkaitan dengan bisnis. Masalah terbesar, bagaimanapun, adalah kenyataan bahwa perusahaan harus menunggu pelanggan mengunjungi situs web untuk memanfaatkan informasi atau formulir umpan balik. Perusahaan dapat menggunakan situs web dengan beberapa keberhasilan jika diatur dan dikelola dengan benar.
Jaringan media sosial membawa teknologi — dan penggunaan situs web — ke tingkat yang sama sekali baru untuk alat manajemen hubungan pelanggan. Jaringan ini biasanya menyediakan situs web atau alat standar yang dapat digunakan perusahaan untuk menginformasikan atau menanyakan informasi kepada konsumen. Bergantung pada platform media sosial, perusahaan dapat mengirim catatan langsung atau email secara proaktif atau hanya mengiklankan tautan ke halaman media sosialnya. Either way, kedua metode menyediakan alat manajemen pelanggan baru perusahaan untuk menjangkau konsumen. Alat-alat ini sering ditambahkan ke situs web karena media sosial mungkin menjadi lokasi yang lebih sering dikunjungi konsumen di Internet.