Det första steget för att välja den bästa programvaran för datainmatning är att fastställa de specifika informationsbehandlingskraven du har för programvaran. Mängden data som du kommer att arbeta med kommer att vara den bästa mätaren för huruvida enkla kalkylblads- eller ordbehandlingsprogram kommer att räcka eller om du behöver programvara för databasinmatning eller bildbehandlingsprogram. Källan till dina uppgifter kommer att påverka ditt beslut, eftersom frågeformulär kommer att ha andra krav än textsökningar eller katalogisering av termer eller värden.
Om din avsedda användning kommer att vara för begränsade frågeformulär med små urvalsstorlekar, kommer ett enkelt kalkylprogram förmodligen att räcka. En undersökning med 10 frågor eller färre inlämnade av färre än 200 personer kan läggas in och beräknas manuellt. De flesta datorer har redan ett kalkylprogram inbyggt som kan hantera datainmatningsapplikationer av denna storlek. Om inte, finns det gratisprogram tillgängliga via Internet som inkluderar ett kalkylblad eller ett ordbehandlingsprogram. Ett ordbehandlingsprogram kan användas för lätt transkription eller översättning.
Mer komplexa undersökningar eller informationskällor kommer att kräva databaskapacitet i den valda datainmatningssviten. Återigen, med färre än 200 svarande kan informationen matas in manuellt och databasprogrammet kan sortera informationen åt dig. Om du ska ta din information från pappersformulär bör du använda bildbehandlingsprogram som skannar och visar dem så att du kan lägga in svaren i databasen. Om dina behov inkluderar en textsökning, kan programvara för optisk teckenigenkänning (OCR) krävas i ditt datainmatningsprogram.
För de mest komplexa undersökningarna eller största urvalsstorlekarna finns det programvarupaket för datainmatning som kallas statistiska program som kan tillhandahålla och koordinera de olika komponenterna. Dessa datainmatningsapplikationer är vanligtvis ganska dyra, men eftersom de utför flera funktioner och kan minska mängden mänskligt arbete som krävs, kan de vara kostnadseffektiva i det långa loppet. De är mycket komplicerade och kommer att kräva kunskap om statistik och uppmärksamhet på detaljer i utvecklingen av undersökningstekniken.
Ditt val av programvara för datainmatning beror mycket på hur djupt involverad du är i projektet. För enstaka eller enstaka tillfällen kanske du vill överväga att lägga ut på entreprenad. Om du vill starta en tjänst eller köra stora, komplicerade och kontinuerliga informationsbearbetningsuppgifter, kan statistisk eller paketprogrammering vara ett bättre alternativ.