Att ta fram en IT-budget kan ta mer tid och eftertanke än andra poster i din finansplan för nästa år. Även om vissa kostnader är fasta, kommer många att behöva uppskattas. Till exempel är utgifter som tillgång till internet lätta att budgetera för, eftersom du förmodligen kommer att ha en fast avgift inlåst. Reparations- och underhållskostnader måste ofta uppskattas, eftersom du aldrig vet vilken utrustning som går sönder eller behöver en uppgradering . Planera att lägga extra tid på din IT-budget, eftersom det kan hjälpa till att förhindra obehagliga överraskningar under de närmaste kvartalen.
De enklaste posterna i din IT-budget är de fasta kostnaderna. Det här är alla varor som du vet priset på och kan komma med en nästan exakt siffra på. Fasta kostnader inkluderar ofta telefon-, internet- och faxtjänster. Om du har en webbplats kommer du att kunna räkna ut dina domänvärdavgifter för det kommande året. Du kommer då att vilja räkna ut de dyraste posterna i din IT-budget. Försök att avgöra om du behöver nya datorer, nätverksservrar eller andra tekniska uppgraderingar. Se till att du inkluderar alla tekniska uppgraderingar som du förväntar dig samt programvaruuppgraderingar. Om du måste anlita en specialist för att installera någon av de nya uppgraderingarna, inkludera tillräckliga medel för jobbet.
Underhåll och reparation är en annan viktig aspekt i IT-budgetar. Även om du inte kan förutsäga när en del av tekniken kommer att gå sönder, kan du vara säker på att det kommer att hända någon gång i dess livscykel. Var noga med att vara försiktig när det kommer till underhålls- och reparationskostnader i din IT-budget. Inkludera kontanter som kommer att avsättas för att betala för delar samt pengar för att betala en teknikers lön om det behövs. För varje post som du inkluderar i din budget, titta först på kostnaderna från föregående räkenskapsår för att hjälpa dig göra bättre uppskattningar.
Din IT-budget bör även innehålla löner för alla anställda som arbetar med informationsteknik åt dig. Om några anställda har förväntat sig lönehöjningar, se till att budgetera för det. Om du har en IT-avdelning kan du behöva ta hänsyn till övertidstimmar, eftersom det kanske inte är bekvämt att få uppgraderingar eller andra underhållsuppgifter utförda under normal kontorstid. Glöm inte att lägga till en kudde för eventuella nya regeringsmandat, såsom extra avgifter och kostnader för sjukförsäkring.