Att planera en affärskonferens är inte något som händer över en natt. Det finns lokaler att boka, sponsorer att samla in och talare att engagera. Det finns också små detaljer som var deltagarna kommer att bo när de är i stan, vilka måltider som erbjuds och en värld av andra frågor som måste tas upp om konferensen ska bli en framgång. Om du är på väg att engagera dig i uppgiften att planera konferenser, här är några saker att tänka på.
För det första, anta aldrig att du kan hantera alla detaljer själv. Faktum är att det är mycket troligt att du inte kommer att kunna göra en komplett lista över allt som måste ordnas utan hjälp. Av denna anledning bör din första uppgift som konferensplanerare vara att sammansätta en planeringskommitté. Vanligtvis räcker det med en grupp på fem till sex personer för att sammanställa en årlig konferens för någonstans mellan hundra och femhundra deltagare. Kommittén som helhet är mycket mer sannolikt att täcka alla baser och göra det möjligt att ta itu med alla viktiga aspekter av sammankomsten i god tid.
Tillsammans med att sammansätta din kommitté är det oerhört viktigt att börja göra förberedelser så snart som möjligt. Det spelar egentligen ingen roll om företagskonferensen är åtta månader bort. Experter på konferensplanering börjar ofta arbetet med ett kommande evenemang tio till elva månader i förväg. Som en fördel kommer du att ha mer tid att jämföra priser på olika konferenslokaler, undersöka och förhandla fram bättre hotellpriser för deltagare, och även ha mer tid att hitta rätt talare för evenemanget.
Se till att varje medlem i kommittén har specifika uppgifter att utföra. Varje uppgift bör prioriteras och ha ett leveransdatum fastställt. Konferensplanering innebär ofta att uppgifterna ordnas i en logisk ordningsföljd, så att åtgärder som måste göras innan andra punkter tas upp blir klara i tid. Med varje medlem i kommittén ansvarig för en specifik uppsättning punkter att slutföra före nästa möte, är det mindre chans att bli överväldigade med uppgifter när datumen för evenemanget närmar sig.
Få alltid skriftliga åtaganden. Du vill ha en skriftlig bekräftelse från hotellet att dina deltagare kommer att få ett specifikt dagspris när de deltar i evenemanget. Få även dokumenterad och detaljerad information om vad hotellet kommer att tillhandahålla i form av konferensrum och samlingssalar för tal, middagar och klasser som erbjuds under konferensen. Detsamma gäller för alla speciella flyg- eller tågpriser som du säkerställer för deltagare. Detta kommer inte bara att ge dig sinnesfrid, det gör det också mycket lättare att se över de framsteg som har gjorts vid varje planeringskommittés möte och upprätthålla en korrekt bild av vad som återstår att göra.
Ge utställare för evenemanget detaljerade instruktioner och riktlinjer i förväg. Förbered ett enkelt schema som anger var varje utställningsmonter kan ställas upp vid en konferens- eller mässhall, tillsammans med information om vart man ska skicka montermaterialet i förväg och var man kan hämta det den dag de anländer för att ställa upp utställningen. Detta kommer att bespara alla, inklusive konferensplaneringskommittén, mycket huvudvärk inför evenemanget.
Ett sista tips med konferensplanering är att förvänta sig det oväntade. Oavsett hur noggrant din kommitté planerar evenemanget, kommer det alltid att finnas någon typ av hicka. En högtalare blir sjuk och måste backa, annars överbokar hotellet av misstag ett av bankettrummen. Dra nytta av din kommittés samlade erfarenhet för att identifiera några av de vanligaste sista minuten-problemen som kan uppstå och besluta i förväg hur de ska hanteras effektivt.
När konferensplaneringen görs effektivt är det relativt enkelt för en organisation att vara värd för en konferens, och lika lätt för intresserade att delta i en konferens. Ditt mål är egentligen dubbelt till sin natur. Du vill att konferensflödet ska vara så jämnt som möjligt. Samtidigt vill du också se till att eventuella oförutsedda problem kan åtgärdas snabbt och effektivt. Genom att planera framåt, delegera uppgifter till en kompetent kommitté och bearbeta åtgärdspunkter på ett logiskt sätt är du säker på att hålla konferensplaneringsprocessen hanterbar och i slutändan mycket framgångsrik.