Vanligtvis är ett brev om småkrav skrivet i affärsformat. Vanligtvis måste du inkludera ditt fullständiga namn och kontaktinformation samt hela namnet och kontaktinformationen för den avsedda mottagaren. Du kommer vanligtvis att behöva underteckna och datera brevet också. Förutom dessa grunder bör ett kravbrev tydligt ange syftet och göra en begäran om förlikning inom en viss tid. För att låta mottagaren veta att du menar allvar med att vidta åtgärder kan du också göra klokt i att informera honom om vad du planerar att göra om dina krav inte uppfylls.
Första stycket i ett brev om småkrav ska vanligtvis innehålla en tydlig uppgift om vem du är och vad du vill ha. Du kan presentera dig själv med namn och inkludera annan identifieringsinformation som relaterar ditt namn till mottagaren. Om mottagaren till exempel är en kund till ditt småföretag, är det vettigt att presentera dig själv som ägare till företaget. Efter att ha presenterat dig kan du sedan ange syftet med ditt brev. Du kan till exempel uppge att du skriver om en ekonomisk fordran du har mot mottagaren.
Ditt brev kan också kortfattat gå igenom detaljerna i ärendet. Om mottagaren till exempel är skyldig dig pengar för en sändning av produkter, vill du troligen inkludera det i ditt begärandebrev. Du kan också göra klokt i att ange exakt hur mycket pengar mottagaren är skyldig dig, så att det inte blir några missförstånd senare.
Ett krav på småkrav innehåller vanligtvis ett specifikt krav samt en tidsfrist inom vilken du vill att åtgärden ska vidtas. Du kan till exempel be mottagaren att betala de pengar du ska betala inom ett visst antal arbetsdagar eller senast ett visst datum. Efter att du tydligt har angett vad du förväntar dig av mottagaren och vilken tidsram du tillåter för avveckling, kan du följa upp genom att skriva vad din nästa åtgärd kommer att vara om denne inte följer det. Du kan till exempel meddela mottagaren att du kommer att väcka talan i småmålsdomstolen om han inte betalar inom tidsfristen.
Ibland kan småkravsärenden vara känslomässigt laddade, men ett brev om småkrav är tänkt att hålla sig till fakta och upprätthålla en fast, affärsmässig ton. Du bör vanligtvis undvika känslomässiga förklaringar och hot. Du kan också göra klokt i att undvika att lägga till onödig information och detaljer, eftersom dina ord kan komma att användas mot dig i domstol.