När du skapar en professionell röstmeddelandehälsning kan det vara en bra idé att tänka på vad dina uppringare kanske vill veta. När du har gjort det kan du göra en lista över punkter som du ska täcka i ditt röstmeddelande; det kan också vara en bra idé att skriva ut hela hälsningen på ett papper. Det ideala meddelandet bör vara någonstans mellan 10 och 20 sekunder, så du kanske vill ta tid att upprepa ditt meddelande innan du spelar in det. När du har skrivit ditt telefonmeddelande kan det vara en bra idé att få en andra åsikt om den här hälsningen så att du kan se till att den låter professionell.
Innan du spelar in en professionell röstmeddelandehälsning, kanske du vill överväga vilken typ av människor som kan ringa ditt hem eller företag. På så sätt kan du tänka på vilken information dessa uppringare kan behöva innan du skriver din hälsning. De flesta som ringer är bekanta med hur man lämnar ett röstmeddelande, så försök att undvika att ge dem instruktioner. Några saker du kanske vill inkludera i din hälsning kan vara ditt fullständiga namn, titel, namn på ditt företag och en alternativ metod för att nå dig. Om du planerar att vara otillgänglig under en tid kan det vara en bra idé att berätta för dina uppringare när du kommer tillbaka och ge dem namn och telefonnummer till en annan person att ringa om de skulle behöva omedelbar hjälp.
Att spela in din professionella röstmeddelandehälsning kan ibland orsaka oro, särskilt om du aldrig har gjort det förut. Du kan tycka att det är bra att gå till en mycket privat plats när du är redo att spela in, och detta kan hjälpa till att säkerställa att det inte finns något bakgrundsljud när du är klar. Ta några minuter för att granska listan du gjorde tidigare, och repetera hälsningen några gånger om du är extremt nervös. Medan du repeterar, se till att ditt tal flyter smidigt och att du inte använder utfyllnadsord som ”uh” eller ”um”.
När du har spelat in din professionella röstmeddelandehälsning kanske du vill låta en nära vän ringa ditt telefonnummer så att ni kan lyssna på det utgående meddelandet tillsammans. På så sätt kan du få hennes åsikt om röstmeddelandet innan andra uppringare kan lyssna på det. Om din vän rekommenderar några ändringar för dig bör dessa vara lätta att göra, eftersom de flesta system tillåter dig att radera ditt utgående meddelande och spela in det igen så många gånger du vill.