En utbildningskonsult, i likhet med de flesta andra typer av konsulter, är en erfaren yrkesman som är insatt i ett specifikt område som erbjuder tjänster till ett företag. Till skillnad från andra konsulter är dock en utbildningskonsult specialiserad på de processer som används för att träna på ett professionellt sätt. Råden och tjänsterna som erbjuds av denna konsult hjälper företag och andra grupper att träna mer effektivt. De flesta konsulter arbetar inte för det företag där de erbjuder assistans, utan arbetar snarare för sin egen konsultfirma eller ett större företag. Han eller hon kan också klassificeras som en oberoende entreprenör som erbjuder tjänster på ett kontraktsbaserat avtal.
En utbildningskonsult har sannolikt mer än en kund åt gången och kan dela upp timmar mellan olika kunder. På så sätt kan företag få tillgång till den kunskap som bara en professionell kan tillhandahålla utan att behöva anlita en expert för att arbeta internt. Många organisationer betraktar utbildningskonsulter som ett fördelaktigt komplement till ett effektivt internt utbildningsteam, även om företaget har viss expertis inom företaget.
Utbildningskonsulter arbetar med att analysera de utbildningsprocesser som används av ett företag, hitta problem i systemet och sedan utveckla sätt att lösa dem. Efter att ha analyserat utbildningssystemet som finns, kommer utbildningskonsulter att ge råd om hur man kan förnya utbildningen i ljuset av deras expertområde. De kommer att observera och utvärdera utbildningssystemet och sedan ge råd om systemets organisation och struktur baserat på deras resultat. Vanliga tekniker kan vara att implementera nya metoder, omstrukturera eller införliva förbättrad teknik. Det slutliga målet med deras ansträngningar är att maximera effektiviteten på utbildningsavdelningen.
Utbildningskonsulter kan ibland inte ha någon specialitet. Oftare är de dock en resurs inom ett eller några specifika områden, som kombinerar utbildningskunskap för att skapa kompetens som inte kan tillhandahållas någon annanstans. När ett utbildningsteam behöver tillgång till en expert under ett skede av ett projekt, kan de anlita en utbildningskonsult för värdefull hjälp inom det specifika området.
Genom att erbjuda en extern syn på företaget kan en utbildningskonsult också lyfta fram problem som annars skulle kunna gå oupptäckta. Dessutom kan en utbildningskonsult ta in expertis som, även om den inte är intern, är erfaren men ändå aktuell och kostnadseffektiv. Även om en del av deras jobb kan innebära att utbilda utbildare, är en utbildningskonsults ansvar inte bara att utbilda, utan att ge hjälp och professionell rådgivning till dem som gör det.