Att berätta för någon att de inte är anställda är aldrig ett lätt jobb, men alla rekryteringschefer kommer att möta detta dilemma många gånger i sin karriär. Även om alla fruktar förnekelse på någon nivå, är det viktigt för alla att förstå att inte alla kommer att passa i alla jobb. Vidare finns det tillfällen då den sökandes kvalitet kommer att vara så hög att ett beslut att avslå en sökande kanske inte speglar den sökandes förmågor utan den övergripande kvaliteten på fältet.
Det finns ett antal metoder som kan användas för att få fram budskapet att en person inte är anställd. I många fall, särskilt för dem som aldrig kallades till intervju, kan det räcka med ett enkelt standardbrev. I andra fall, där någon kan ha kallats till en intervju, kan ett telefonsamtal eller brev väljas för att leverera meddelandet som de inte anlitats. I fall där det kan finnas en pågående relation med den person som inte anställts, kan det vara bäst att berätta nyheten personligen, även om detta har den uppenbara potentialen att bli mer obekväm.
Framför allt är det bäst att alltid vara ärlig mot de som inte fick jobbet. Om det kan finnas en framtida position som de kan passa, låt dem veta. Men säg inte bara det för att lindra smärtan. Även om det alltid är bra att lätt svika någon, finns det gränser för hur långt man bör gå för att åstadkomma detta. Att ljuga är aldrig acceptabelt.
De flesta sökande förstår att det vanligtvis bara finns en ledig plats och flera sökande som tävlar om den platsen. Därför kommer de flesta att förstå om de inte anställs. Vissa kanske tar det personligt, men många kommer att vara mycket professionella när det gäller situationen. För de sökande som tar det personligt, förstå att detta verifierar att du sannolikt tog rätt beslut genom att inte anställa den personen.
I alla fall, även om du upplevde att någon har framställt sig felaktigt för att få en intervju, ska du aldrig vara nedlåtande med nyheterna att de inte är anställda. Detta är oprofessionellt och reflekterar mycket dåligt, inte bara på rekryteringschefen, utan organisationen som helhet. Ja, det kommer att finnas tillfällen när en person är så desperat att de kanske ger en felaktig bild av sig själv, men det är bäst att räkna upp detta som en risk för positionen och gå vidare.
Generellt är det inte en bra idé att berätta för någon specifika anledningar till varför de inte anställdes för ett jobb. Detta kan bara leda till förbittring och ånger. Det kan dock finnas specifika tillfällen då detta kan vara en bra idé. Till exempel, om en sökande var lovande och anställningschefen tror att en annan position kommer att öppnas som passar den sökandes kompetens, kan detta vara ett sätt att låta den personen veta att han snart kan få en ny möjlighet.