Analys av utbildningsgap är ett mått på den kompetensnivå som anställda besitter vid varje givet tillfälle i förhållande till den optimala kompetensnivån de behöver för optimal produktivitet. Anledningen till en bedömning av ett utbildningsgap är att hjälpa organisationer att upptäcka inkonsekvenser inom de anställdas resultat de har för närvarande. Att få en uppfattning om vilken typ av kompetens deras anställda har kommer att hjälpa dessa organisationer att veta hur de ska ta itu med frågan om vidareutbildning för arbetare.
Alla företag med anställda som inte har den högsta kompetensnivån för att utföra sina arbetsuppgifter kommer att hamna i underläge. Denna aspekt är av stor betydelse på en konkurrensutsatt marknad där varje företag försöker överträffa det andra på alla områden, inklusive produktivitet. Metoderna för att initiera och genomföra en utbildningsgapanalys varierar mellan organisationer. Mindre företag med endast ett fåtal anställda kan göra en bedömning av utbildningsgap helt enkelt genom att observera sina anställda. Till exempel kan ägaren eller chefen för en liten livsmedelsbutik med bara tre anställda enkelt övervaka sina anställda för att ta reda på om de presterar optimalt.
En sådan uppgift kommer att bli svårare för ledningen av en stor detaljhandel med mer än 50 anställda bara i en filial. Analysen av utbildningsgap för de anställda i en så stor organisation kan göras med hjälp av frågeformulär eller undersökningar. Anställda kan bli ombedda att svara på frågor, och de kan sedan bedömas individuellt baserat på analysen av deras svar. De kan betygsättas på en skala från ett till 10 baserat på undersökningen.
Organisationer har i allmänhet möjlighet att bestämma vid vilka tidpunkter de ska initiera en analys av utbildningsgap. Detta kan göras när det finns en eftersläpning i produktionen eller om kvaliteten på produkter eller tjänster sjunker under förväntade nivåer. När företag ställs inför återkallelser av sina produkter kan de besluta sig för att genomföra en utbildningsgapanalys som en del av sina undersökningar av anledningen till att den defekta produkten lyckades glida igenom de olika avdelningarna och till allmänheten. Till exempel kan ett företag som tillverkar barnstolar för spädbarn och småbarn behöva återkalla ett visst parti av sina produkter på grund av risken att välta och skada små barn. Företaget kan göra undersökningar om hur produkten blev defekt och även göra en utbildningsgapbedömning för att ta reda på om alla anställda arbetade på sitt bästa optimalt. En sådan bedömning kan vara en föregångare till en omstrukturering eller omstrukturering av företaget.