En inköpschef förhandlar leveransavtal med externa leverantörer och sköter den dagliga verksamheten för personer som är anställda på inköpsavdelningen. Som med de flesta tillsynsroller inkluderar en inköpschefs ansvar att anställa, coacha och säga upp anställda. Personer som är anställda i dessa roller har också till uppgift att hantera avdelningsbudgetar och producera ekonomiska rapporter.
Företag som är involverade i olika typer av industrier måste förvärva både kvantiteter av både varaktiga och icke-varaktiga varor. Vissa av dessa föremål, såsom råvaror, används för att producera varor medan andra föremål såsom kontorsmöbler eller förvaringsenheter är en nödvändig del av varje arbetsplats. Ansvaret för en inköpschef inkluderar att kontakta leverantörer och försöka köpa varor till lägsta möjliga pris. Vanligtvis har chefer möjlighet att förhandla fram kortsiktiga och långa kontrakt och i många fall beror priserna på längden på dessa affärer. I vissa fall kan ett företag ha en inköpschef som hanterar hela företagets inköpsbehov medan i andra fall sysselsätter stora företag flera personer i dessa roller; varje chef sköter anskaffningen av en viss typ av produkt.
Med tiden kan ett företags behov förändras och en ökning eller minskning av produktionsnivåer kan innebära att företaget måste öka eller minska sina lagerinköp. En inköpschefs ansvar inkluderar att regelbundet se över driftskostnader och lagernivåer för att avgöra om företaget har tillräckligt med förnödenheter för att möta sina behov. Om en avdelning har ett överskott av papper, bläck eller annan typ av grundläggande kontorsmaterial kan chefen minska företagets totala kostnader genom att omfördela dessa förnödenheter till en annan avdelning som saknar sådana förnödenheter. Dessutom, om en avdelningschef hittar ett sätt att minska kostnaderna genom att eliminera slöseri, kan inköpschefen vidarebefordra information om dessa kostnadsbesparingsåtgärder till andra avdelningschefer.
Förutom att hantera förvärv och förnödenheter inkluderar en inköpschefs ansvar även övervakning av anställda. En enda chef kan övervaka ett team av inköpsagenter som var och en har till uppgift att förhandla affärer med specifika leverantörer. Chefen måste se till att dessa individer förstår företagets policy och har den interpersonella kompetens som krävs för att aggressivt förhandla på företagets vägnar. Anställda som beställer för mycket eller för lite eller som presterar dåligt på sina jobb kan behöva ytterligare en-mot-en-coachning från chefen. Om en arbetare visar sig ovillig eller oförmögen att förbättra sin arbetsprestation är inköpschefen ansvarig för att disciplinera, sparka och ersätta den anställde.