Dålig arbetsprestation kan vara resultatet av otillräckliga förberedelser eller färdigheter, en obehaglig arbetsmiljö, dålig övervakning eller bristande motivation. Att fastställa orsakerna i ett specifikt fall kan vara viktigt för att åtgärda det. I de fall uppsägning krävs är en medvetenhet om orsakerna också viktig, eftersom en uppsägning för orsak måste ha tydliga motiveringar. Arbetsgivare kan också vilja skydda sig mot anklagelser om diskriminering; i många länder är det till exempel inte lagligt att fatta anställningsbeslut på basis av hudfärg.
En orsak till dåliga arbetsprestationer kan vara oförmågan att utföra arbetet. En anställd kanske inte är kvalificerad eller kan ha överdrivna färdigheter när han ansöker om att utföra jobbet. Bristen på förberedelser kan vara ett särskilt problem på en arbetsplats där en långtidsanställd byts ut. Den nyanställde kanske inte kan utföra lika många arbetsuppgifter på samma nivå, eftersom arbetsbeskrivningen och förväntningarna baseras på en skicklig medarbetares arbete under loppet av år eller decennier.
En annan fråga kan vara bristande förståelse för förväntningar, eller att inte kunna utföra arbetet för att medarbetaren inte vet hur. Detta kan vara resultatet av dålig kommunikation i utbildningar och manualer, eller dålig övervakning. Anställda som inte ber om hjälp, eller som begär hjälp och inte får den, kan inte få tillgång till de verktyg de behöver för att lära sig sina jobb. I det här fallet kan en medarbetarsamtal avslöja att en anställd kan och vill arbeta och bara behöver utbildning.
Dåliga arbetsförhållanden kan bidra till dåliga arbetsprestationer. Anställda som känner sig trakasserade, osäkra eller uttråkade kanske inte vill arbeta och kan undvika många uppgifter, särskilt om de involverar kontakt med obehagliga medarbetare. Arbetsplatser som inte uppmärksammar medarbetarnas moral kan uppleva minskningar i produktivitet då anställda tappar intresset för sitt arbete på grund av förhållandena.
Brist på motivation kan också vara ett problem med dåliga arbetsprestationer. Överkvalificerade medarbetare kan bli frustrerade över enkla uppdrag, till exempel, medan andra kanske inte känner sig uppskattade eller kan se andra anställda slappna av och besluta att de inte behöver arbeta lika hårt. Anställda kanske inte känner sig motiverade om de känner sig tillfälliga, inte har en stark koppling till företaget eller är otydliga om sina mål.
Att varna en anställd för dåliga arbetsprestationer i en utvärdering ger möjlighet att ta reda på mer om varför medarbetaren inte tränar. Det skapar också starten på ett pappersspår som kan vara juridiskt nödvändigt i händelse av en anställds uppsägning. Arbetsledare och medarbetare kan sätta upp mål för förbättringar vid sådana möten för att etablera en metod för att bedöma framstegen och skapa tydliga förväntningar för alla parter.