Transkriptionstjänster är ofta nödvändiga för att få tal inskrivet i ett datordokument, och det finns några typer av programvara som hjälper till med denna uppgift. En av de vanligaste typerna av transkriptionsprogram är den typ som grovt kan transkribera tal på egen hand, eftersom den känner igen språk, men vanligtvis inte lika bra som en erfaren transkriptionist gör. Vissa personer inom det här fältet använder också textexpanderare, som minskar vad en transkriptionist behöver skriva när han transkriberar långa ord. De som driver ett transkriptionsföretag kanske uppskattar programvara som är avsedd att hålla filer både organiserade och säkra för större effektivitet.
En typ av transkriptionsprogram som har blivit allmänt använd i början av 21-talet inkluderar röstigenkänningsprogram. Någon som behöver sina ord transkriberade kan använda denna programvara för att få in det mesta av sitt tal till ett datordokument utan hjälp av någon annan. Den här typen av programvara kan dock vanligtvis inte känna var skiljetecken ska ta vägen, vilket är anledningen till att en transcriptionist fortfarande vanligtvis är nödvändig innan dokumentet är komplett. Personen som dikterar talet kan använda den här typen av transkriptionsprogram för att få det mesta av talet transkriberat, och sedan kan han skicka det till en transkriptionist för att redigera och lägga till skiljetecken vid behov.
En annan typ av transkriptionsutrustning som kan göra en transkriptionists jobb snabbare är programvara som känner av det avsedda ordet när bara de första bokstäverna skrivs. Detta kallas ofta en textexpanderare, och det fungerar genom att användaren måste först skapa en lista med ord som ofta används i branschen. Sedan, varje gång användaren skriver in de första bokstäverna, kommer hela ordet vanligtvis att visas så att han kan spara tid när han transkriberar. Den här typen av transkriptionsprogram är mest användbar när långa ord måste skrivas upprepade gånger, vilket är ganska vanligt i både den medicinska och juridiska industrin.
Vissa transcriptionists använder programvara för att hjälpa dem att driva sin verksamhet effektivt. Den här typen av program kan hålla reda på deadlines så att arbetet transkriberas i tid, och det kan också fördela jobb mellan antingen anställda eller underleverantörer. Sådana program kan också organisera filer ordentligt så att de är lätta att komma åt och svåra att förlora i programvaran. Dessutom har vissa branscher ett behov av att filer förvaras säkra så att endast auktoriserade personer kan komma åt dem, vilket är anledningen till att vissa transkriptionsprogram av denna typ har säkerhetsfunktioner som skyddar både transkriptionisten och klienten.