Professionella som utövar personalledning ansvarar för att alla anställda under deras ledning utför sina arbetsuppgifter effektivt, effektivt och säkert. På ett företagskontor, till exempel, kan en professionell som är ansvarig för personalhantering skriva scheman, utföra medarbetarutvärderingar och samla in och analysera viktig statistik. Programvara för personalhantering är i princip vilket datorprogram som helst som hjälper chefer att spåra viktiga och ibland känsliga anställdas data på ett sätt som kan spara tid och pengar. Några av de vanligaste typerna av programvara för personalhantering är program som gör det möjligt för chefer att schemalägga anställda; lagra och organisera kontakt- och personuppgifter; och hålla reda på uppgifter, färdigheter, certifieringar och annan information som krävs för att effektivt driva en verksamhet.
Programvara för personalhantering varierar ofta beroende på bransch. Inom till exempel medicin- eller hälsovårdsbranschen gör den här typen av mjukvara chefer för att se vilka patienter deras personal arbetar med, för vilka skift deras personal är schemalagda och vilka uppgifter personalen utförde på sina skift. Till exempel kan programvara för hantering av medicinsk personal göra det möjligt för en chef att se vilka behandlingar som administrerades under ett skift och vilka patienter som kan behöva specialbehandling.
När en vagnparksförvaltare använder programvara för personalhantering, å andra sidan, är det normalt för att spåra platsen för hans eller hennes vagnparksfordon. Denna typ av chef kan också använda ett globalt positioneringssystem (GPS) för att lära sig var anställda reser med sina fordonsparker. Om en förare tappas bort eller tar en rutt som kan göra honom eller henne försenad eller som kan resultera i extra bränslekostnader, kan en chef använda programvara för personalhantering för att kontakta föraren.
Proffs som personalchefer kan använda programvara för personalhantering för att lagra och organisera personaldata. De kan använda dessa program för att bilda anställdas profiler eller konton, som kan innehålla dokument som ansökningar, meritförteckningar, följebrev, referensbrev och akademiska utskrifter. Personalchefer kan också använda den här programvaran för att hålla reda på anställdas register, såsom möten, klagomål och utmärkelser.
Individer som använder programvara för personalhantering tenderar att använda antingen programvara som de köper och installerar i sina datorer och affärsnätverkssystem eller programvara som de använder som en tjänst. När de köper och installerar programvara har de normalt informationsteknikavdelningar (IT) som ansvarar för att utföra prestanda- och säkerhetsuppgraderingar. Proffs som använder mjukvara som en tjänst (SaaS) betalar å andra sidan vanligtvis en prenumerationsavgift till en mjukvaruvärd som ansvarar för uppdatering av program. När proffs använder mjukvara som en tjänst har de ofta tillgång till det från nästan vilken dator eller enhet som helst som har en internetanslutning.