Kartläggning av affärsprocesser är ett koncept som använder skrivna ord och visuella layouter för att förklara typiska funktioner. I takt med att metoden har blivit mer populär har ett antal kartläggningsverktyg för affärsprocesser utvecklats för att göra det enklare och snabbare. Det mest använda verktyget är programvara för processkartläggning, som kan erbjuda många fördelar för en organisation, inklusive möjligheten att dokumentera befintliga processer och säkerställa att de är effektiva för att uppnå verksamhetens mål.
Dessa verktyg kan också tillhandahålla processmodellering, vilket ger realtidsinsikt i hur föreslagna förändringar kan påverka befintliga processer och den övergripande affärsfunktionen. En annan fördel med programvaran är att hjälpa till att automatisera befintliga processer och integrera dem över flera områden av verksamheten. Kartläggningsverktyg kan hjälpa företag att följa bestämmelser som ISO 9000, som kan kräva dokumentation av kvalitetssystemets processer.
Det första steget i kartläggning av affärsprocesser är vanligtvis att dokumentera befintliga affärsprocesser. Verktyg för kartläggning av affärsprocesser ger möjlighet att skapa flödesscheman och andra verktyg som visuellt illustrerar befintliga processer och deras relationer till varandra. När processer väl har dokumenterats kan de analyseras och granskas för att säkerställa att de på ett adekvat sätt fångar organisationens verkliga aktiviteter. Processkartläggning gör det också lättare att identifiera ineffektivitet och förbättringsområden inom processer.
Därefter kan verksamheten skapa modeller av de processer som har kartlagts. Modellering tillåter att föreslagna ändringar av systemet implementeras i hypotetiska situationer, vilket gör att processägare kan observera de möjliga resultaten av en förändring och bedöma om den effektivt åtgärdar de ineffektiviteter som de kan ha identifierat i det första steget. Genom att ha processimuleringar kan ett antal föreslagna förändringar implementeras och deras effekter observeras och utvärderas innan faktiska organisatoriska förändringar görs.
Organisationer kan också använda kartläggningsverktyg för affärsprocesser för att automatisera befintliga funktioner, vilket ökar effektiviteten och enhetligheten mellan olika avdelningar. Programvara kan hjälpa olika avdelningars system att ”prata” med varandra och dela nödvändig information. Processautomatisering sparar ofta tid och pengar och hjälper större företag att implementera enhetliga arbetsflödesprocesser inom alla delar av företaget.
Enhetlighet kan vara nödvändig för organisationer som behöver följa olika bestämmelser, såsom ISO 9000. Många tillsynsmyndigheter kräver att företag dokumenterar sina processer och garanterar företagets efterlevnad. Dessa verktyg kan tillhandahålla den nödvändiga dokumentationen, spåra individuell efterlevnad och identifiera områden där ytterligare utbildning behövs.