Administrativa assistenter arbetar vanligtvis på kontor. Dessa personer är vanligtvis anställda för att vara medhjälpare till en eller flera högre administratörer eller företagstjänstemän. Administrativt assistentarbete kan hittas i en rad branscher, från fastigheter till webbplatsutveckling. Deras arbetsuppgifter inkluderar ofta en kombination av kontorsuppgifter, specialiserade uppgifter och personliga uppgifter.
Den kompetens som behövs för en administrativ assistent kan variera mycket. Det beror på att varje arbetsgivares behov kan vara väldigt olika. Detta gäller även inom en enskild bransch. Administrativt assistentarbete på ett tryckeri kanske inte omfattar alla uppgifter eller kompetenser som arbetet på ett annat företag. Av denna anledning är avslöjande och bedömning av ansvar ofta en avgörande faktor under intervjuprocessen, även när det är tydligt att en person har erfarenhet inom området.
Nästan allt administrativt assistentarbete kommer att innehålla någon typ av kontorsuppgifter. Det är sällsynt, för att inte säga omöjligt, att hitta en sådan tjänst där datorvana inte är nödvändig. Den erforderliga omfattningen av dessa datorkunskaper kan begränsas till grundläggande kalkylblad, ordbehandling och Internetfunktioner. I vissa fall kan det krävas att en person är mycket avancerad inom dessa områden och hon kan behöva ha erfarenhet av mindre vanliga program, till exempel bokföringsprogram.
Omfattningen av specialiserad kunskap som kan krävas är både bransch- och företagsspecifik. På ett webbutvecklingsföretag kan till exempel administrativt assistentarbete kräva viss kunskap om programmering och webbdesign. Ett fastighetsbolag kan dock kräva att en person har kompetens inom områden som fastighetsrätt och geografi.
Eftersom många yrkesverksamma ofta är upptagna kan gränserna mellan en administrativ assistent och en personlig assistent suddas ut. Administrativt assistentarbete innefattar vanligtvis att utföra personliga uppgifter för andra, som att schemalägga aktiviteter eller avvisa inbjudningar som inte är direkt kopplade till arbetet. Sådana jobb kan innebära små uppgifter som att beställa och skaffa lunch eller att skicka och ta emot privata leveranser.
Inom vissa företag finns det olika nivåer av administrativa assistenter. Vissa kan vara bättre kvalificerade, bättre betalda och ha mer betydande titlar än andra. Detta händer ofta när den erforderliga arbetsbelastningen är mer än en person kan hantera. Det finns också inom företag som förespråkar åtskillnad av vissa arbetsuppgifter, såsom kundfordringar och leverantörsskulder. I dessa fall kan administrativt assistentarbete uttryckligen definieras eller så kan en högre administratör delegera uppgifter som hon finner lämpligt.