Gap-analys låter ett företag mäta sin faktiska prestation mot dess potentiella prestation. Denna process tillåter ofta ett företag att hitta områden där effektivitetsförbättringar kan öka produktiviteten och vinsten. Några olika metoder för gapanalys inkluderar en genomgång mellan ett företags mål och relaterade ansvarsområden, analys av rutiner och tillgänglig personal för att möta dem, och en titt på faktiska resultat från önskade resultat. Varje metod för gapanalys ger en bit i ett övergripande större pussel. Gapanalys kan vara en pågående process genom ett företags livstid.
De flesta företag har en mängd olika mål satta av sina uppdragsbeskrivningar, ägare och chefer. Dessa mål kan vara företagsomfattande, specifika för en avdelning eller baserade på en position inom organisationen. Vissa individer är vanligtvis ansvariga för att uppnå målet eller leda företaget i rätt riktning. Metoderna för denna gapanalysteknik är avsedda att hitta områden där svaga länkar finns när ett företag försöker uppfylla sina interna förväntningar. I de flesta fall kommer ett företag som fokuserar på sina mål att ha få luckor när det gäller ansvar.
Rutiner kan representera de specifika guider eller regler som ett företag använder för att säkerställa att arbetare slutför uppgifter på ett särskilt sätt. Varje anställd eller anställd måste vara medveten om rutinerna och vilka som är mest tillämpliga för varje individ. Metoder för gapanalys försöker här identifiera vilka individer som misslyckas med att följa procedurerna. I vissa fall kan själva procedurerna vara problemet. Felaktiga rutiner kan förhindra eller begränsa en individ från att slutföra uppgifter eller aktiviteter i tid, vilket resulterar i försämrad produktion från företagets sida.
Prestationshantering presenterar en annan metod för gapanalys. Till exempel kan ett företag önska fem procent nettoinkomst för juni månad, baserat på den formellt upprättade resultaträkningen. Om detta inte inträffar kan företaget använda gapanalys för att ta reda på var budgetprocessen bröt ihop och hindrade företaget från att nå sina önskade resultat. Metoder för gapanalys fungerar också för att bedöma produktionen eller individuella anställdas produktivitet. På detta sätt kan ett företag genomföra månatliga gapanalyser.
Företag kan använda flera metoder för gapanalys samtidigt. Detta gör att ett företag kan göra många bedömningar av olika verksamheter samtidigt. En nyckelpoäng här är dock att ha ett syfte bakom analysen. Underlåtenhet att agera på negativ information och rätta till driftsproblem kan resultera i gapanalys som är för intet.