När man skriver ett prestationsutvärderingsbrev bör någon överväga syftet med brevet i ett större sammanhang och ge information till den utvärderade individen som är användbar och meningsfull. Det finns ett antal tillvägagångssätt som kan användas för att utvärdera en individs prestation, inklusive både kvantitativa och kvalitativa metoder, även om en utvärdering som inkluderar båda vanligtvis är mest effektiv. De personer som är föremål för ett prestationsutvärderingsbrev, till exempel anställda på ett företag, bör också förstå konsekvenserna av en dålig utvärdering eller belöningen för en utmärkt sådan, såsom provanställning och karriäravancemang.
Syftet med ett prestationsutvärderingsbrev bör ha en inverkan på själva skapandet av det brevet. Någon som skriver ett brev för att utvärdera en anställds prestation på årsbasis, till exempel, bör vara säker på att ta med information som är till hjälp för den utvärderade personen som pågående anställd. Ett prestationsutvärderingsbrev skrivet som ett rekommendationsbrev, å andra sidan, är vanligtvis inte tänkt som ett sätt att främja förbättring av en anställd, utan för att lyfta fram hans eller hennes styrkor och svagheter. En förståelse för detta primära syfte med brevet kan vägleda personen som skriver det.
När syftet är förstått av någon som skriver ett prestationsutvärderingsbrev, bör han eller hon välja den bästa möjliga utvärderingsmetoden. I vissa situationer bör en kvantitativ utvärdering som handlar om specifika siffror, såsom försäljningssiffror eller tid som spenderas på ett projekt, övervägas. Alla jobb kan dock inte analyseras kvantitativt och därför kan ett kvalitativt prestationsutvärderingsbrev som handlar om observationer och andras åsikter för att överväga styrkor och svagheter hos en person vara att föredra. Var och en av dessa metoder har dock inneboende svagheter, och så många utvärderare föredrar att använda båda tillsammans för en mer effektiv utvärdering.
När någon skriver ett prestationsutvärderingsbrev bör han eller hon också se till att föremålet för utvärderingen förstår vikten av processen. Om anställda inom ett företag vanligtvis är berättigade till befordran baserat mycket på resultaten av en sådan utvärdering, bör de förstå det. Syftet med ett prestationsutvärderingsbrev är inte att överraska anställda eller andra med en analys av deras arbete, utan att ge användbar och meningsfull feedback till dem angående deras prestation. Orättvisa utvärderingar eller befordranspraxis kan leda till missnöje hos anställda, förlust av arbetare och till och med stämningar; en utvärderare bör se till att metoder används som ger en rättvis och opartisk analys av kompetens, kombinerat med tydlig kommunikation som hjälper medarbetarna att förstå vad som förväntas av dem.