En projektplanerare skapar en översiktsplan för ett tilldelat projekt som inkluderar tidslinjer, nödvändiga resurser, ordningen på nödvändiga uppgifter och ansvarsområden för varje projektgruppmedlem. Projektplanerare är i allmänhet skickliga på att använda mjukvaruapplikationer för att registrera och spåra denna information. De gör också frekventa uppdateringar av det dagliga projektschemat och ger feedback till teamet om hur deras slutförda uppgifter påverkar projektets övergripande framsteg. Många projektplaneringsjobb är inom områden som konstruktion, mjukvaruutveckling eller ingenjörskonst. En schemaläggare arbetar vanligtvis nära en projektledare för att säkerställa att projektmilstolpar uppnås effektivt och inom föreskrivna budgetbegränsningar.
Typiska projektplaneringsjobb kräver användning av programvara för att ange starttider och deadlines för varje fas av ett projekt. Denna tidslinje är vanligtvis kopplad till ett kalkylblad med uppgifter som visar stegen för att slutföra dagligen eller ibland per timme. Programvara för projektschemaläggning kommer vanligtvis också att innehålla utrymme för schemaläggaren att spela in anteckningar om uppgifter som behöver göras om eller som kan hamna efter resten av tidslinjen. I fallet med sådana problem kommer en projektplanerare normalt att komma med hållbara lösningar som att tilldela ytterligare resurser eller delegera arbete till olika gruppmedlemmar.
Projektplanerare planerar ofta de nödvändiga resurserna med input och vägledning från projektledaren. En resurs kan vara en arbetare med en specifik kompetensuppsättning, ett verktyg som en mjukvaruapplikation eller en uppsättning byggmaterial. I branscher som konstruktion är en schemaläggare vanligtvis ansvarig för att lista de nödvändiga materialen och verktygen samt notera vilka projektuppgifter som kommer att kräva var och en. Vissa projektplanerare kan behöva undersöka de genomsnittliga kostnaderna för material och hjälpa projektledaren att planera den beräknade totala kostnaden baserat på denna information.
Andra arbetsuppgifter för projektplanerare innebär att ge och ta emot feedback med olika medlemmar i projektteamet under hela tidslinjen. En schemaläggare krävs vanligtvis för att ha goda kommunikations- och interpersonella färdigheter för att nå bästa möjliga projektresultat. Ändringar i schemat är vanligtvis vanliga med olika projekt, och en skicklig projektplanerare kan minimera eventuella bakslag från sådana förändringar. Projektplanerare är också vanligtvis skyldiga att hålla teamet uppdaterat om eventuella förändringar och förse dem med all information som behövs för att hålla sina uppgifter enligt schemat.