En typisk arbetsbeskrivning för projektadministratörer innebär att övervaka och övervaka alla aspekter av ett visst projekt. Specifikt måste en anställd i denna position se till att ett projekts mål och tidslinjer uppfylls utan att överskrida budgetbegränsningar. En projektadministratör ansvarar också för att utarbeta projektrapporter och är i allmänhet skyldig att lämna regelbundna rapporter till en projektledare.
De exakta arbetsuppgifterna kan variera, men alla är vanligtvis ansvariga för den dagliga driften av ett visst projekt. Förutom att övervaka budgetar, spåra tidslinjer och förbereda framstegsrapporter, kan administratören av ett projekt också vara ansvarig för att övervaka flera anställda och entreprenörer i ett försök att säkerställa att ett projekts mål uppfylls professionellt. Denna position finns i en mängd olika branscher inklusive fastighets-, bygg-, kommersiella, statliga och ideella industrier.
De flesta projektadministratörsjobb kräver en högskoleexamen, samt betydande erfarenhet av att hantera projekt eller tid som ägnas åt att arbeta som assisterande administratör. Många som för närvarande är anställda inom detta område har en examen i redovisning eller företagsekonomi och management. Vissa människor uppfyller vissa krav på grund av utbildning på jobbet, men denna väg tar i allmänhet flera års arbetslivserfarenhet och utbildning innan en individ kan anses vara en kvalificerad kandidat.
Projektadministratörer är ofta skyldiga att e-posta dokument, skapa kalkylblad och utföra en mängd olika datorrelaterade uppgifter. Vissa arbetsgivare kan till och med kräva att en administratör arbetar med specialiserad programvara för rapporterings- och spårningsändamål. Administratörer som utsetts för att arbeta med projekt måste därför vara datorvana och lätt kunna skaffa nya tekniska färdigheter efter behov.
För att korrekt övervaka budgetar, personal, tidslinjer och väsentliga funktioner måste administratören kunna utföra flera uppgifter på ett kompetent sätt. Sådant kräver andra färdigheter, inklusive god organisation och stark tidshanteringsförmåga. För att fungera bra med nyckelpersonal och ledningsmedlemmar måste en administratör också ha starka skriftliga och muntliga kommunikationsförmåga.
Jobb som kräver att företag bjuder på kontrakt eller ansöker om bidragsfinansiering är ofta beroende av att en projektadministratör bidrar med kunskap och expertis för att förbereda sig för dessa insatser. I synnerhet kan administratören uppmanas att ge input när ett företag utvärderar förslag och kan bli ombedd att bidra till utarbetandet av förslag genom att skapa poster i en budget, samt genom att identifiera hur många anställda en framtid projektet kan krävas om ett kontrakt tilldelas.