En kontorschef hanterar arbetsflödet, för register och övervakar anställda samtidigt som den i allmänhet underlättar arbetet som utförs på ett kontor. De exakta arbetsuppgifterna som utförs kan bero på ett antal faktorer, inklusive hur många anställda det finns och verksamhetens omfattning. En kontorschefs jobb är vanligtvis väldigt lika mellan olika områden eftersom han eller hon bara ansvarar för andra anställda, inte för det faktiska arbetet som utförs på kontoret. I de flesta fall är denna position inte den högsta ledningsnivån i företaget, och denna anställd kan rapportera till högre chefer eller ägare. Små företag kan ha kontorschefer, men det är ibland bara avancerade medarbetare som utför kontorschefsfunktionerna utöver sina egna arbetsuppgifter utan några särskilda kvalifikationer.
En kontorschef är vanligtvis en person med en examen inom management eller business. Han eller hon är generellt ansvarig för att se till att medarbetarna arbetar på ett så effektivt sätt som möjligt och att produktiviteten är på högsta möjliga nivå. Kontorschefen gör vanligtvis detta genom att tilldela arbete effektivt, kontakta medarbetarna ofta och föra register över produktivitet. Denna position är också ofta ansvarig för att hålla reda på budgetar, filer och personalregister.
Med tanke på att chefen bara gör det lättare för medarbetarna att utföra sitt arbete, behöver han eller hon inte nödvändigtvis förstå det arbete som görs på kontoret för att kunna hantera det effektivt. Till exempel kan en person med en ledningsexamen men ingen erfarenhet av datorer fortfarande hantera ett kontor som designar programvara. Trots det är det ofta bra att ha erfarenhet av den typ av kontor man arbetar på, både för att det ger anställda på lägre nivå förtroende för sin kompetens och för att det kan hjälpa till att hantera arbetsflödet.
Ett av de stora ansvarsområden som ofta ges till kontorschefer är att anställa nya medarbetare och säga upp gamla. Chefen kan också vara ansvarig för att se till att alla anställda är informerade om företagets policyer och att de undertecknar alla nödvändiga juridiska dokument relaterade till anställning. Att se till att kontoret drivs i full överensstämmelse med lagar som reglerar anställda är en av kontorschefens viktigaste uppgifter.
Mindre företag har ofta ett behov av ledning på kontoret utan resurser att anställa en person enbart för att fungera som kontorschef. I dessa fall kan ägaren fylla funktionen som chef, eller så kan en högnivåanställd arbeta och övervaka andra. Inte alla kontor kräver denna typ av ledning, så det finns kontor som fungerar utan en chefs tillsyn. När du söker kontorschefsjobb anges vanligtvis de exakta kraven för tjänsten i arbetsbeskrivningen. Det är viktigt att titta på dessa exakta krav, eftersom varje kontor vill ha något annorlunda än en chef beroende på vad som har lyckats tidigare.