En lönesamordnare sköter systemet för att ersätta anställda och betala jobbskatt. Detta inkluderar handläggningstid för ordinarie lön, men kan också innefatta hantering av återbetalningar, beräkning av skyldiga förmåner samt hantering av bonusar och andra engångscheckar. Den faktiska omfattningen av en samordnares jobb beror på företagets organisationsstruktur. Stora företag med diversifierade redovisningsavdelningar kommer vanligtvis att tilldela en lönesamordnare som strikt bearbetar uppgifter. Små företag utan dedikerad redovisning eller personal kommer sannolikt att förvänta sig att en samordnare gör allt som krävs för att betala anställda och hålla reda på förmåner.
En av de mest komplicerade delarna av affärsverksamheten är lönehantering. Uppgiften är mycket reglerad från ett antal håll. Arbetsgivare är enligt lag skyldiga att betala anställda enligt ett schema, med ett överenskommet belopp, och att korrekt kompensera för arbetad övertid. Företag är också skyldiga enligt lag att betala lämpliga sysselsättningsskatter till lokala och regionala myndigheter. Dessutom kräver skattemyndigheterna att företagen ska behålla bevis på den tid som anställda har arbetat i om företagskostnader granskas av regeringen.
Dessa potentiella juridiska skulder gör lönehantering till en kritisk affärsfunktion. En lönesamordnare är en specialist som anställs specifikt för att hantera processen att betala anställda enligt ett fastställt schema. Detta inkluderar insamling, granskning och arkivering av tidrapporter, kontroll av noggrannhet i tidrapporteringsprocessen och säkerställande av att korrekta behörigheter finns på plats för betalning av vanlig lön och eventuell övertid. Ytterst ansvarar samordnaren för att paketera betalningen och leverera den till de anställda. Att minska checkar och ordna med elektroniska insättningar till anställdas bankkonton är de typiska sätten att slutföra löner.
Medan ett företag är litet med ett begränsat antal anställda kan en lönesamordnare ofta hantera löneprocessen för hand. Tidsberäkningar hålls i ett finansiellt kalkylblad, kontroller utförs internt och skattebetalningar görs via ett direkt affärskonto hos skatteverket. Så fort ett företag når en viss kapacitet blir det dock omöjligt att hantera lönerna på detta sätt. En lönesamordnare på nästa nivå ansvarar för att köra någon typ av löneprogramvara eller arbeta med ett lönebearbetningsföretag. Arbetsuppgifterna är i princip desamma förutom att hela systemet är datoriserat.
När personalstyrkan ökar i antal ökar också behovet av lönehantering. Beroende på företagets operativa struktur kan en lönesamordnare förväntas föra en redovisning av förmåner till anställda, såsom ackumulerade bidrag till en pensionsplan. Han kan få i uppdrag att spåra och utföra utgiftsersättning och hantera frågor från anställda om deras lönenivå och andra frågor. En samordnare kommer att arbeta med redovisnings- och personalpersonal för att utföra dessa sidouppgifter, eller ibland verka i stället för dedikerad personal på dessa avdelningar, beroende på omständigheterna.