En inköpsassistent är en person som arbetar på inköpsavdelningen på ett företag eller en detaljhandel. Den här personen kan hjälpa seniora inköpare eller köpare att fatta beslut om vilka inköp som ska göras, även om de flesta i den här positionen arbetar mer med den administrativa sidan och datainmatning. Vissa kommer också att fungera som en kontaktpunkt mellan inköpsavdelningen och de tillverkare eller företag som varorna köps från. Det är viktigt för alla som vill arbeta som inköpsassistenter att ha stor uppmärksamhet på detaljer och förmåga att förstå komplexa rapporter, inköpsorder och fakturor.
Det finns vanligtvis inte många specifika utbildningskrav för att bli inköpsassistent. De flesta människor kommer att ha minst en gymnasieutbildning och möjligen en associerad eller kandidatexamen i företagsekonomi eller redovisning, även om de flesta företag inte kräver detta, och är villiga att tillhandahålla utbildning på jobbet för denna ingångsnivå. Personer som så småningom vill arbeta som köpare eller inköpare kommer ofta att börja här som inköpsassistent och försöka arbeta sig uppåt efter några månader eller år i tjänsten, beroende på verksamhetens storlek.
Administrativt arbete och datainmatning är ofta den största delen av jobbet som inköpsassistent. När den seniora köparen fattar beslut om vad som ska köpas till företaget och när, kan denna information sedan lämnas till inköpsassistenten som ansvarar för att upprätta inköpsordern, och eventuellt till och med lägga den. Av denna anledning krävs en utmärkt uppmärksamhet på detaljer för att undvika kostsamma misstag. På vecko- eller månadsbasis kan assistenten ansvara för att upprätta detaljerade inköpsrapporter, och se till att fakturor upprättas och distribueras efter behov.
Det är också viktigt för en inköpsassistent att kunna ge god kundservice, eftersom det kan vara han eller hon som kontaktas av externa tillverkare eller entreprenörer. Även om hans eller hennes överordnade sannolikt kommer att vara de som upprättar kontrakt, kan assistenten vara den som skickar dem och ser till att de slutförs och undertecknas korrekt, så det är viktigt att utveckla positiva relationer med tillverkare eller entreprenörer. Utöver dessa vanliga uppgifter kan en inköpsassistent också behöva tillhandahålla allmänt kontorsstöd som att svara i telefoner, arkivera och använda olika delar av kontorsteknik som faxmaskiner.