En chef för personalförmåner är ansvarig för att hantera den övergripande administrationen av en organisations plan för personalförmåner. Personalförmånschefer hämtar de bästa planerna från försäkringsleverantörer till de mest konkurrenskraftiga priserna, kommunicerar förmånerna och deras respektive kostnader till anställda och övervakar inlämnandet av anställningsformulär till försäkringsleverantören. I organisationer som inte har en chef för personalförmåner, hanteras dessa ansvarsområden vanligtvis av personal eller kontorsadministration.
Det första steget som chefer för personalförmåner tar när de upprättar företagets hälsoplan innebär att de skaffar en plan som passar de flesta anställda till de bästa priserna. Det innebär att man kontaktar olika försäkringsbolag för att ta reda på vilka paket de erbjuder och till vilka priser. För de flesta organisationer erbjuder den idealiska försäkringsgivaren flexibla paket som passar så många anställda som möjligt och till lägsta kostnad. När en försäkringsleverantör har valts kommer den anställdas förmånschef att etablera en relation med en kontaktperson som är anställd av försäkringsgivaren, till exempel en planrepresentant eller företagssäljare.
En chef för personalförmåner är ansvarig för att tydligt kommunicera detaljerna i planen för personalförmåner till alla kvalificerade anställda. Dessa uppgifter inkluderar: vad planen täcker, kostnaden och betalningsalternativ. Med många anställdas förmånsplaner dras kostnaden för täckningen direkt från de anställdas lönecheckar. Personalförmånschefen har också kontakt mellan de anställda och försäkringsgivaren för att svara på alla frågor som anställda kan ha, till exempel om de kan välja bort planen om de redan omfattas av en makes plan.
Personalförmånschefen förser anställda med sådant material som en förmånshandbok som beskriver deras förmåner, samt ett förmånskort som de kan visa upp för läkare vid köptillfället om deras plan löper med egenbetalning snarare än återbetalning. Personalförmånsplaner som fungerar med återbetalning innebär vanligtvis att personalförmånchefen måste övervaka en hel del pappersarbete fram och tillbaka från den anställde till försäkringsgivaren. Personalförmånchefen ser vanligtvis över anspråken innan de skickas in för att säkerställa att originalkvittona bifogas och all nödvändig information finns på formulären, inklusive den anställdes sjukförsäkrings-ID-nummer, personnummer och underskrift.