En akademisk chef kommer att planera, genomföra och förvalta en institutions akademiska program. Genom att använda ledarskapsförmåga, tillsammans med stödinitiativ, är han eller hon ansvarig för det slutliga resultatet av programmets prestation. Sådana uppgifter inkluderar att säkerställa tillgång till resurser och korrekt akademisk anpassning till avläggande studenters mål. Vid behov av initiativ kommer akademiska chefer att fastställa programbrister och åtgärda dem. Regelbundna uppgifter i rollen involverar uppmärksamhet på detaljer och inkluderar – men är inte begränsade till – att bedriva utbildningsforskning, förbättra akademiska erfarenheter, vägleda akademisk personal och göra ändringar i läroplanen när det behövs.
När akademiska chefer granskar ett akademiskt program kommer de att ta hänsyn till en mängd olika faktorer för att avgöra prestanda och lönsamhet. Dessa faktorer inkluderar ofta elevprestationer, läranderesultat, kommunikation, lärares prestationer och läroplanens mål. Efter övervägande av dessa faktorer kommer den akademiska chefen att bedöma det övergripande programmet, identifiera brister och göra nödvändiga ändringar för att förbättra både kvalitet och prestanda. Dessa granskningar är i fokus för den akademiska chefsrollen, eftersom de vanligtvis avslöjar problem relaterade till underprestationer i klassrummet och, lika viktigt, efter examen när studenter kommer in på arbetsmarknaden eller förbereder sig för högre studier.
Att genomföra sådana granskningar innebär att forska, analysera resultaten och fatta beslut baserat på dragna slutsatser. Forskning involverad kan vara observationsstudier, litteraturstudier eller en kombination av dessa och andra kvalitativa studier. Granskningen av de akademiska programmen innebär även övervakning av annan akademisk personal, ofta inklusive lärare och administrativ personal. Processer ses också över, som vid övervakning av hur lärare levererar läroplanen till eleverna; administrativa rutiner är dock lika viktiga, till exempel att avgöra om studentens behov tillgodoses i enlighet med detta utan att det påverkar deras studier. Istället för att följa specifika pedagogiska teorier för att fastställa prestation, kommer den akademiska chefen att använda vetenskapliga metoder och affärsanalyser för att kvalificera problem som upptäcks och göra ändringar i enlighet med detta.
Att säkerställa programmål och genomföra eventuella nödvändiga förändringar är också en viktig del av akademisk ledning. Genom att konsekvent övervaka undervisningsmetoder, material och klassrumsmiljöer, innebär rollen att vägleda personal och tillhandahålla lämpligt stöd för att uppnå akademisk kvalitet. Att hjälpa lärare med lektionsplaner samt utföra lärarobservationer och klassrumsobservationer är uppgifter som vanligtvis förknippas med denna process. Att informera lärare, administrativ personal och studenter om förändringar av akademiska program är också viktigt för rollen för att säkerställa enhetlighet. Akademiska chefer kan även fylla i för lärare i deras frånvaro.
Placering av akademiska chefer finns i alla typer av organisationer, framför allt inom utbildningsinstitutioner och företag. I företag finns rollen vanligtvis inom mänskliga resurser inom ramen för personalutbildning. Med privata utbildningsinstitutioner är dock rollen som akademisk chef vanligtvis mycket synlig och ofta en samlingspunkt.