Software escrow är ett avtal som ingås av ett företag och det företag som utfärdar den programvara som involverar en tredje part. I ett sådant avtal samtycker tillverkaren av programvaran, eller licensgivaren, till att lägga in källkoden för programvaran på ett konto som innehas av en depositionsagent, som agerar som tredje part. Om programvaruföretaget misslyckas med att underhålla de tjänster som det utlovat till företaget till vilket det utfärdade programvaran, även känd som licenstagaren, släpper depositionsagenten källkoden till licenstagaren. Att ingå ett depositionsavtal för programvara skyddar företag från att förlora programvara som är integrerad i driften av sin verksamhet.
Det är nästan omöjligt i den moderna affärsvärlden att driva ett företag utan tung användning av datorer. I många fall behöver företag programvara som är speciellt utformad för att de ska kunna köra de program som de kan behöva för att utföra den dagliga verksamheten. Om ett mjukvaruföretag misslyckas med att tillhandahålla de tjänster som utlovats till företaget kan det vara potentiellt skadligt eller till och med dödligt för företaget. Software-descrow är en metod för att skydda en sådan olycklig händelse från att inträffa.
Nyckeln till depositionsavtalet för programvara är källkoden. Källkoden är i huvudsak ritningen för någon specifik programvara, även om den är skriven på ett språk som är dechiffrerbart av människor. Innehav av denna information skulle göra det möjligt för ett företag att köra sin programvara utan att behöva förlita sig på företaget som utfärdade programvaran i första hand. Detta är informationen som en depositionsagent skulle släppa om licensgivaren av programvaran avsäger sig sitt ursprungliga avtal.
I ett typiskt programvarudeponeringsavtal betalar licensgivaren avgiften för depositionstjänster och får vanligtvis välja den depositionsagent som ska hantera källkoden. Genom att göra det på detta sätt kan ett mjukvaruföretag välja en agent som det har använt tidigare. Detta förenklar saker och ting för mjukvaruföretaget, eftersom användning av samma agent möjliggör större enkelhet när det gäller kontrakt och fakturering.
Det finns flera sätt som en licensgivare kan misslyckas med att leva upp till sitt ursprungliga avtal och få depositionsagenten att ge källkoden till licenstagaren. Det vanligaste inträffar om licensgivaren inte tillhandahåller korrekt mjukvaruunderhåll, vilket skulle inkludera att programvaran inte uppdateras eller att den inte är tillgänglig för reparationer. Andra orsaker för depositionsagenten att träda in är att licensgivaren går i konkurs, ett förvärv eller en fusion som ändrar karaktären på det ursprungliga avtalet eller någon åtgärd som bryter mot det avtal som licensgivaren ingick med licenstagaren.