Software-as-a-Service är en komplett uppsättning alternativ som du som konsument kan beställa tillsammans med en mjukvaruapplikation. Du får underhåll och teknisk support utöver själva applikationen. Nyckelelementet i detta arrangemang är nätverket.
Ett av de inte så väl förtäckta kraven för Software-as-a-Service är att tjänsterna måste tillhandahållas över ett nätverk för att leverantören ska kunna erbjuda sådana tjänster som underhåll och teknisk support. Det är helt opraktiskt för ett företag att ägna tid och energi åt vad som motsvarar elektroniska hembesök; snarare gör företaget vad som behöver göras över ett nätverk. I de flesta fall är detta nätverk Internet.
Användare av Software-as-a-Service loggar rutinmässigt in på ett nätverk för att använda de program som de har köpt. Därför hyr dessa användare egentligen bara användning av applikationerna. Programvaruapplikationer som köps som en del av Software-as-a-Service är också ganska generiska. Anpassade applikationer kan vara och utformas specifikt för användare, men detta kräver också anpassat underhåll och teknisk support, något de flesta leverantörer tänker två gånger innan de erbjuder.
Användare av applikationer som ingår i Software-as-a-Service-paket loggar vanligtvis in för att använda dessa applikationer på ett av två sätt. Det första sättet är att ingå avtal med en leverantör av applikationstjänster, som erbjuder åtkomst till applikationerna via webben; varje användare loggar in på ett webbnätverk för att använda applikationerna och företaget betalar en månadsavgift för användare av applikationerna. På det andra sättet, kallat mjukvara on-demand, köper ett företag en kopia av en applikation som tillåter flera användare att ansluta samtidigt; användare loggar fortfarande in på webben för att använda applikationen, men de loggar in på ett annat sätt och företaget betalar vanligtvis ingen avgift, eftersom applikationen redan är köpt.
En av de främsta fördelarna ett företag vinner genom att använda Software-as-a-Service för att lösa sina applikationsbehov är att mjukvaruleverantören är ansvarig för tid och pengar som spenderas på underhåll, teknisk support och uppgraderingar. Software-as-a-Service-leverantören kan debitera konsumenten en uppgraderingsavgift, men konsumenten behöver inte gå igenom processen att köpa uppgraderingen och installera den själv. På samma sätt behöver konsumenten inte oroa sig för virus eller andra nätverkshotande svårigheter. Eftersom företaget och dess anställda inte gör något mer än att ansluta till ett nätverk behöver de inte ha några förväntningar på ansvar om något går fel med det nätverket.
Software-as-a-Service kan vara ett attraktivt alternativ för företag som vill minimera sina behov av mjukvara och tjänster. Software-as-a-Service kan också vara ett attraktivt alternativ för arbetsgivare som har distanspendlare i sina led. Eftersom anställda bara behöver ansluta till Internet för att använda applikationerna kan de arbeta var som helst så länge de har tillgång till Internet.