Till skillnad från traditionell projektledning, som bara fokuserar på varje enskilt projekt i ett företag, tar projektportföljhantering (PPM) hänsyn till helheten i en organisations projekt. PPM är därför den kontrollerade analysen och samordningen av ett företags projekt. Med hjälp av verktyg, mjukvara och processer möjliggör PPM ofta resursallokering och optimal sekvensering av projekt. Det kan också analysera den största avkastningen till ett företag genom att identifiera de projekt som är mest meningsfulla. I slutändan kan projektportföljhantering innefatta alla en organisations affärsmål och minska förekomsten av överlappande eller resurskrävande projekt.
Project portfolio management (PPM) är den samordnade analysen och kontrollen av ett företags projekt. Även om PPM anses av många företagare som relevant för informationsteknologi, kan PPM framgångsrikt implementeras av de flesta branscher. Företag genomför ofta flera projekt samtidigt som kan begränsa sådana resurser som pengar, tid, människor och kapacitet. Ett troligt mål med projekt- och portföljförvaltning är att allokera dessa resurser för att hjälpa företaget att få den största vinsten. PPM kan också hjälpa chefer att bestämma den optimala mixen och sekvenseringen av föreslagna projekt samtidigt som de överväger verkliga faktorer.
När organisationer genomför projekt förbinder de sig ofta till betydande investeringsnivåer. Projektportföljförvaltning liknas ibland vid portföljförvaltning genom att båda kräver tillsyn över investeringar. PPM tillåter ofta förvaltare att optimera, balansera och kontinuerligt finjustera sina portföljer, och därigenom uppnå högre avkastning samtidigt som den totala risken minskar.
Specifika verktyg, mjukvaruapplikationer och processer utgör ofta grunden för projektportföljhantering. Till exempel kan användningen av beslutsträd med förgreningsnoder detaljera varje potentiellt projekt i förhållande till en enskild portföljs budget. Chefer kommer därför sannolikt att använda den informationen för att bestämma vilka projekt som kan och inte har råd med. Ett annat verktyg kan bygga en centraliserad cirkulär bild av projekt där ohälsosamma, lågvärdiga eller dubbla projekt förpassas till utsidan av cirkeln. Medlemmar i projektledningsgruppen kan sedan beräkna den uppskattade avkastningen på investeringar för alla projekt och publicera en ögonblicksbild av portföljens förväntade prestanda för att bedöma vilka projekt som är mest meningsfulla.
De olika mätningarna och strategierna som tillhandahålls av PPM kan hjälpa chefer att uppnå specifika affärsmål. Till exempel, snarare än att bara fokusera på projektmarknadsföring och utveckling, innehåller principerna för PPM vanligtvis ytterligare avgörande faktorer som finansiering, efterfrågan från kunder och förbrukning av företagets resurser. Således kan beslutet att investera i och processerna för att gå vidare med ett projekt spegla jämförelser av nytta med kostnader.
En annan tydlig egenskap hos PPM är dess förmåga att utvärdera och prioritera projekt. Varje projekt som valts ut av ett företag måste ofta utvärderas i termer av dess affärsvärde och efterlevnad av policy. När ett företags möjligheter att nå ut till företag utökas kommer dess portfölj sannolikt också att växa. Därför hjälper projektportföljhantering ofta företag att tacka nej till uppgifter som dränerar resurser och acceptera projekt som är vettiga i termer av tid och pengar.
Även om kunskap om varje projekts individuella prestanda är viktig, är varje projekts inverkan på själva portföljen lika viktig. En projektledare kommer således sannolikt att avgöra hur varje projekt bidrar till den övergripande uppnåendet av portföljen, om något projekt kan inducera en negativ inverkan på kommande projekt och vilka projekt i portföljen som är beroende av andra. Att arbeta på den här nivån kan kräva att man sammanfattar nyckeldata för att undvika överbelastning av information. Projektportföljförvaltning kan således ge en sammanfattning av prestanda och framsteg samt ett mått på uppskattningar mot faktiska kostnader.
Processerna för projektportföljförvaltning anses ofta vara värdefulla under tider av ekonomiska svårigheter, men vissa företag implementerar dessa strategier som vardagliga metoder. Utan PPM kan en organisation uppleva överlappande eller överflödiga projekt, projekt som fungerar tvärsöver eller de som inte är i linje med affärsstrategier. Sådana fallgropar kommer sannolikt att uppstå eftersom varje projekt kan se bra ut på papper, men verkliga värden kanske inte syns förrän de analyseras med resultatdrivna verktyg.