Företag använder programvara för övervakning av anställda med en central dator för att se vad anställda gör. Detta gör det möjligt för chefer och administratörer att kontrollera medarbetarnas produktivitet och ta reda på om anställda gör något emot företagets policy. Några av de vanliga händelserna som kan övervakas med programvara för övervakning av anställda är e-postmeddelanden som skickas och tas emot, användning av applikationer och dokument, webbplatshistorik, tangenttryckningar och en uppmärksamhetsfunktion. Genom att installera programvaran på ett nätverk kommer administratören att kunna dra upp och kontrollera vilken dator som helst i nätverket från sin dator.
Användningen av programvara för övervakning av anställda är vanlig i många företag, särskilt de där anställda tillbringar större delen av sin tid vid en dator. Genom att använda den här programvaran får de anställda veta att de inte kan slappna av, och cheferna får veta vilka anställda som inte är produktiva. För att säkerställa produktiviteten, och för att säkerställa att medarbetaren inte går emot företagets policy, kontrolleras flera händelser.
E-post är en av de mest kontrollerade händelserna, eftersom e-postmeddelanden ofta skickas över företagets server. Med programvara för övervakning av anställda kan en administratör kontrollera alla e-postmeddelanden som skickas och tas emot av den anställde. Administratören kan också läsa innehållet i e-postmeddelandena för att se till att de alla hänför sig till arbetet.
Övervakning av applikations- och dokumentanvändning låter administratören kontrollera alla öppnade program eller filer. Till exempel, om den anställde spelar ett spel på datorn, kommer detta att hamna under applikationsövervakning. Om en anställd tittar på en olämplig bild eller öppnar dokument som inte har något att göra med den aktuella uppgiften, kommer dokumentövervakningsfunktionen att fånga detta.
Att kontrollera webbplatshistorik via programvara för övervakning av anställda liknar applikationsövervakning, men detta kontrollerar specifikt webbläsaren för besökta webbplatser. Vissa anställda vill hellre surfa på spel- och sociala nätverkssajter istället för att arbeta, vilket skapar ett stort produktivitetsunderskott. Administratörer kan kontrollera och logga all Internetaktivitet av alla anställda.
Övervakning av tangenttryckningar gör att administratören kan läsa varje knapp som trycks in och varje meddelande som den anställde skriver. Detta är vanligtvis tråkigt för administratören, och det är ofta lättare att få samma information genom webb- och dokumentövervakning. Samtidigt kommer tangenttryckningsövervakningen att låta administratören veta exakt vad medarbetaren skriver, oavsett vad han eller hon gör.
Om en dator inte verkar vara i bruk kan en administratör visa ett popup-fönster på den anställdes dator för att övervaka vakenhet. Poängen med det här fönstret är att medarbetaren ska klicka på det inom en kort tidsram. Om inte är det en indikation på att den anställde kanske inte är uppmärksam eller kanske sover.