När företag och organisationer anställer anställda skapar de många gånger en sammanfattning av den idealiska typen av person som bäst kan fylla en befattning. I denna sammanfattning finns en lista över de nödvändiga färdigheterna som krävs för att effektivt utföra de uppgifter som jobbet består av. De flesta företag hänvisar till denna typ av sammanfattning som en personspecifikation. Att skapa en detaljerad personspecifikation ger fördelar för arbetsgivare, men det har också nackdelar. Det finns vissa riktlinjer att följa för att skapa en effektiv personspecifikation.
Inom en personspecifikation finns en detaljerad lista som vanligtvis innehåller alla nödvändiga färdigheter, utbildningar och erfarenheter som en person behöver ha för att effektivt kunna fullgöra en befattning. De flesta specifikationer inkluderar titeln på en befattning och på vilken nivå den faller inom företaget. Platsen för jobbet och den anställde på högre nivå som den nya anställde kommer att rapportera till är också listade. Eftersom alla befattningar skapas med ett syfte i åtanke, listas de mål som medarbetaren ska uppnå samt vilka arbetsuppgifter som ska utföras.
Även om en personspecifikation skiljer sig från en arbetsbeskrivning, är den fortfarande mycket fördelaktig för arbetsgivare. Personspecifikationer ses inte av sökande, bara genom att anställa personal, vilket är det som skiljer dem från arbetsbeskrivningar. Efter att en arbetsgivare har skapat den här typen av specifikation kan han eller hon enkelt identifiera vilka arbetssökande som har potential att bäst uppfylla motsvarande jobbposition, samt de kandidater som inte är idealiska. Detta gör det möjligt för ett företag att slutföra sina anställningsprocesser på ett så tidseffektivt sätt som möjligt.
Även om en personspecifikation kan göra anställningsprocessen för ett företag mycket enklare, har den fortfarande sina nackdelar. Om den inte skapas på ett effektivt sätt kan denna typ av specifikation utstå juridiska konsekvenser av ett antal skäl. Terminologin som listas i personspecifikationer kan aldrig avslöja fördomar som inte är tillämpliga på befattningen. Om du gör det kan det leda till att specifikationerna anses vara diskriminerande.
Varje gång en arbetsgivare skapar personspecifikationer för jobbpositioner bör han eller hon följa flera riktlinjer. Arbetsgivaren bör aldrig inkludera några krav eller specifikationer som inte är tillämpliga på den tjänst som ska tillsättas. Något kriterium som kan bedömas opartiskt eller neutralt bör heller aldrig tas med. För att anställa den mest lämpliga personen som möjligt bör man undvika att överdriva arbetsuppgifter och krav. En arbetsgivare bör också ange skälen till varför varje krav ingår. En personspecifikation bör också uppdateras och ses över med jämna mellanrum för att säkerställa dess giltighet.