Personalkostnader är kostnader förknippade med uppgifter som utförs åt en arbetsgivare. Arbetsgivare utser i allmänhet en lista över tillåtna utgifter som de är villiga att ersätta anställda för. En sådan lista kan innehålla utgifter relaterade till affärsresor, måltider, logi, telefonsamtal, internet och kontorsmateriel. Vissa arbetsgivare utfärdar företagets kreditkort för sådana utgifter, medan andra förväntar sig att anställda ska täcka kostnaderna och begära ersättning.
Tillåtna personalkostnader varierar i allmänhet från arbetsgivare till arbetsgivare. De flesta företag och organisationer har en tydligt definierad lista över tillåtna utgifter. Ett företag kan täcka en anställds mobiltelefonräkning om majoriteten av hans samtal är affärsrelaterade. Ett annat företag kan inte tillåta mobiltelefonkostnader, vilket kräver att anställda ringer alla affärssamtal från företagets kontor.
De typer av personalkostnader som vanligtvis täcks av företag är relaterade till affärsresor, affärsmåltider och kontorsmaterial. Legitima utgifter kan inkludera flygbiljetter för ett nationellt affärsmöte, en restaurangräkning för möte med en potentiell kund eller en skrivarkassett som behövs för att skriva ut manualer för företagsutbildning. I alla fall måste utgiften vara rimlig och förknippas med att främja målen för jobbet och företaget.
Anställda som arbetar hemifrån kan ha extra personalkostnader. När anställda distansarbetar sparar arbetsgivarna kostnader på kontorsutrymmen och verktyg. I dessa fall tar arbetsgivare ofta hänsyn till merkostnader. Exempel på kostnader för distanspendling kan vara internetkostnader, dator- och skrivarrelaterade utgifter och telefonräkningar. Arbetsgivare kan kräva att anställda begränsar användningen av dessa tjänster och föremål till enbart affärsbruk.
Arbetsgivare förväntar sig vanligtvis att anställda ska spåra sina egna personalkostnader utanför företagets miljö. De tillhandahåller vanligtvis utläggsformulär som måste fyllas i och skickas in enligt ett fastställt betalningsschema. I de flesta fall måste originalkvitton skickas in tillsammans med utläggsformulären för att tillhandahålla backupdokumentation för uppkomna kostnader. Ersättning för personalkostnader är inte skattepliktig och betalas vanligtvis separat från lönekontroller för anställda.
I vissa fall kommer det att kräva omfattande detaljer och uppmärksamhet att fylla i anställningsformuläret. När det gäller utgifter som är uppdelade mellan företag och personligt bruk kräver vissa arbetsgivare en exakt redovisning. En anställd kan till exempel hyra en bil på en affärsresa och köra bilen för affärsbruk i en vecka och tillbringa några extra dagar med att använda bilen enbart för att besöka familjen. Han kan behöva dra av de personliga dagarna från hyrbilsräkningen när han skickar in den för återbetalning.