I allmänhet betalas anställda till en fast ränta, antingen på tim- eller lönebasis. I USA är arbetsgivare skyldiga att betala social trygghet, Medicare, arbetsersättning, statliga, federala och ofta lokala skatter för varje anställd. En arbetsgivare måste också dra av en del av dessa skatter och andra avgifter från de anställdas lönecheck, och alla dessa transaktioner måste registreras för revisions- och skatteändamål.
En lönetjänst är ett företag som mot en avgift kommer att sköta alla dessa funktioner självständigt, vilket frigör företagarens tid för viktigare ärenden. När ett konto har upprättats tillhandahåller arbetsgivaren helt enkelt tjänsten med en lista över alla anställda, de timmar de arbetat och eventuella avvikelser. Dessa uppgifter behandlas sedan och medlen förs över från arbetsgivarens bank till lönetjänstens konto. Anställda betalas antingen med standardcheck eller direkt insättning. Arbetsgivaren får då löne- och skatteredovisningar.
En lönetjänst erbjuder ofta även andra tjänster. Arbetsgivare kan överlåta förvaltningen av företagets förmånsadministration och pensionstjänster. Semester och ledighet kan också spåras. Vissa tjänster erbjuder till och med möjligheten att hantera arbetsgivarens skattebetalningar, hantera tids- och arbetshanteringsfrågor, hjälpa till med skatteefterlevnad, hantera utgifter och till och med hjälp med förhandsgranskning. Tjänsten hanterar också rutinmässigt det nödvändiga pappersarbetet för direkt insättning av anställdas lönecheckar. Avgifterna för tjänster varierar beroende på kontots storlek och vilka typer av tjänster som tillhandahålls. Normalt tillkommer en avgift per person plus en avgift per utfärdad check.
Det första lönetjänstföretaget grundades 1949 av den tidigare senatorn i New Jersey, Frank Lautenberg, och bröderna Henry och Joseph Traub. Företaget, som ursprungligen hette Automatic Payrolls, erbjöd enkla tjänster med hjälp av en elektromekanisk miniräknare och en Comptometer bokföringsmaskin. Automatic Payrolls, som senare döptes om till Automatic Data Processing (ADP), höll jämna steg med tekniken. ADP blev en pionjär inom användningen av datoriserad bokföring, som började med hålkort och slutade med den mest sofistikerade tekniken i branschen.
ADP växte genom att förvärva mindre löneföretag och blev slutligen börsnoterat 1961. Företaget har fortsatt att växa och är erkänt som ledande inom lönetjänstbranschen med över 500,000 40,000 kunder och en personal på över XNUMX XNUMX personer. Idag hanterar ADP inte bara löner utan också en mängd olika mäklartjänster och återförsäljartjänster.
Framgången för ADP fungerade som en affärsmodell för lönetjänster, och detta koncept fortsätter att utvecklas med förbättringar inom tekniken. Idag har många tjänster gränssnitt med sina kunder direkt via Internet. En kund kan helt enkelt ange löneuppgifter i sin webbportal och transaktionen behandlas omedelbart. Kunden har tillgång till alla löne- och personalregister och denna information kan uppdateras när behov uppstår. Rapporter kan snabbt nås, vilket förenklar företagets löneuppgifter och eliminerar kostsamma fel.
Spridningen av den datoriserade lönetjänsten har lett till vissa fall av bedrägeri och direkt stöld av pengar. Därför är det viktigt att göra en del efterforskningar för att säkerställa att ett visst företag är seriöst och pålitligt. Detta företag kommer trots allt att ha tillgång till ett företags mest konfidentiella register, inklusive dess bankkonto. Dessutom, om en tjänst misslyckas med att göra skattebetalningar i tid kommer företaget att hållas ansvarigt och bötfällas i enlighet med detta. Eftersom dessa fall i allmänhet är sällsynta uppväger fördelarna med att använda en lönetjänst alla risker.