Löne- och löneadministration är processen att kompensera en organisations anställda i enlighet med accepterad policy och rutiner. En viktig komponent i en framgångsrik organisations policy för att administrera löner och löner är att övervaka och utvärdera alla anställdas kompensation för att säkerställa att de får rätt betalt, både med avseende på andra i samma organisation och för marknaden som helhet. Denna process är ofta en integrerad funktion av organisationens personalavdelning, men i allmänhet gäller att ju större organisationen är, desto mer sannolikt är det att den kommer att hanteras av en separat avdelning.
Den första delen av löne- och löneadministration, den periodiska lönelistan, är en kritisk komponent i alla organisationers funktion. Om lönebearbetningen är inkompetent kan arbetsgivaren själv tänkas kollapsa. Anställdas personliga budgetar och planer är beroende av att de får betalt regelbundet, och om ersättningen är försenad, kort eller uteblir ens en enda gång, påverkas moralen allvarligt, liksom förtroendet för arbetsgivarens stabilitet. Oavsett om en arbetsgivare använder tjänsterna från en tredjeparts lönetjänst eller hanterar alla lönefunktioner internt, kommer den vanligtvis att lägga betydande resurser på att se till att anställda får rätt belopp i tid.
Den andra delen av löne- och löneadministrationen — uppföljning och utvärdering av anställdas ersättningar — är en löpande funktion. Detta inkluderar att utvärdera delarna av varje jobb i organisationen och klassificera det enligt ett antal olika kriterier, inklusive arten av själva arbetet, mängden övervakning som krävs, den fysiska ansträngning som normalt är förknippad med jobbet och mängden utbildning nödvändigt för att utföra jobbet på ett skickligt sätt. Den bakomliggande idén är att så nära som möjligt fastställa värdet av varje jobb för arbetsgivaren och kompensera de anställda därefter. Då och då, särskilt i avsaknad av kollektiva förhandlingar, kommer resultaten av denna övervaknings- och utvärderingsprocess att resultera i justeringar av löner och löner. I en kollektivförhandlingsmiljö kommer dessa utvärderingar att vara viktiga för att fastställa sådana justeringar, även om andra hänsyn kan påverka anpassningar av löner och löner.
I USA utvärderas också jobb om de är undantagna från lönelagar eller inte i förhållande till övertidsersättning. De flesta produktions- och kontorsjobb, till exempel, anses vara icke-befriade; det vill säga, även om lönen administreras veckovis och kallas lön, ur juridisk synpunkt, anses jobben vara timanställda. När en icke-befriad arbetstagare arbetar utöver de lagstadgade kraven, vanligtvis 40 timmar under en kalendervecka, måste de betalas en premie utöver sin ordinarie timlön. De flesta chefs- och tillsynsarbetare, och vissa tjänstemän på högre nivå, anses undantagna, vilket innebär att de får ett schablonbelopp för varje löneperiod oavsett det faktiska antalet arbetade timmar. I allmänhet får arbetstagare som är undantagna mer betalt än de som inte är undantagna. US Department of Labor har specifika tester som arbetsgivare kan tillämpa på varje jobb för att avgöra om det är korrekt klassificerat som undantaget eller icke undantaget.
Klassificering av jobb är bara en del av den pågående utvärderingsprocessen som är en viktig del av löne- och löneadministration. Arbetsgivare måste behålla en konkurrensfördel på marknaden, och ett sätt att göra det är att anställa de allra bästa människorna. Kunniga arbetsgivare kommer att sträva efter att upprätthålla en konkurrensfördel med avseende på ersättning eftersom de förstår att deras anställda ständigt är uppmärksamma på bättre möjligheter, och det totala ersättningspaketet är en av de viktigaste delarna av en strategi för att behålla anställda. Att behålla anställda är i sin tur ett viktigt ansvar för de ansvariga för löne- och löneadministration.