Listunderhåll är processen att hålla en lista av vilken typ som helst aktuell. Företag arbetar med ett antal listor genom hela företagsstrukturen, med kundlistor och listor över godkända leverantörer som två utmärkta exempel. Det allmänna begreppet listhållning handlar om att hålla dessa och andra viktiga listor som ägs av företaget så korrekta och aktuella som möjligt. Detta innebär att processen att upprätthålla dessa listor är en pågående aktivitet som måste utföras med jämna mellanrum.
Det finns tre grundläggande typer av aktiviteter eller transaktioner som inträffar under processen med listunderhåll. Den första aktiviteten är känd som en add. Detta betyder helt enkelt att all ny information som är relevant för noteringen läggs till. Till exempel, om företaget upprättar ett avtalsavtal med en ny leverantör, läggs den leverantören till i den godkända leverantörslistan, ofta inklusive nyckelinformation som namn och positioner för nyckelkontakter, start- och slutdatum för avtalet och alla andra detaljer som är nödvändiga för att kunna leverera tjänster till den kunden på ett korrekt sätt.
Den andra typen av transaktion eller aktivitet som äger rum under listunderhåll är känd som en radering eller en borttagning. I det här fallet tas data som tidigare ingick i listan bort eller tas bort. Om en kund väljer att stänga sitt konto och betala alla utestående saldon i sin helhet, tas det kontot bort från listan över aktiva kunder. Medan vissa företag helt enkelt slänger denna information, tar andra den borttagna kundinformationen och arkiverar data på en lista som är reserverad för tidigare kunder.
Ett sista steg eller transaktion i samband med listunderhåll kallas ändringen. Detta innebär normalt att man uppdaterar någon typ av information som redan finns på en befintlig lista. Skulle en kund genomgå en fusion och börja göra affärer under ett nytt företagsnamn, ersätter det nya namnet det gamla namnet på alla kundregister som förs av leverantören. Med en kundprofil som innehåller namnen på viktiga beslutsfattare inom organisationen kan en förändring innebära att man tar bort namnet på någon som lämnat företaget och ersätter namnet på hans eller hennes efterträdare i samma fält på noteringen.
Med alla typer av listunderhållsaktiviteter är tanken att hålla förteckningen aktuell. Att göra det hjälper till att minimera möjligheten för tid och resurser att slösas bort genom att använda information som är föråldrad eller inte längre relevant. Att till exempel upprätthålla aktuell information på en kundlista hjälper till att säkerställa att om leverantören vill genomföra en direktreklamkampanj med hjälp av listan, kommer utskick inte att skickas ut till tidigare kunder eller till kontakter som inte längre är knutna till de företag som utgör den nuvarande kundbasen.