En av nyckelelementen i alla fungerande kundreskontrahanteringsprogram är att tillhandahålla periodiska rapporter som visar åldringsprocessen för utestående fakturor som utfärdats till kunder för utförda varor och tjänster. Processen för kundfordringars åldrande är det sätt på vilket dessa rapporter sammanställs och tillhandahålls till rätt tjänstemän i organisationen.
Åldrande av kundfordringar är en värdefull komponent för att kunna strukturera en driftsbudget för företaget. Att förstå kundernas befintliga betalningsvanor och matcha det med behovet av stadiga intäkter till företaget så att det kan uppfylla sina utestående åtaganden hjälper till att säkerställa att organisationen kommer att ha medel till hands vid ett givet datum för att ta hand om driftskostnaderna. Utan att hålla en konstant vaka över flödet av intäkter in i företaget är det omöjligt att konstruera och arbeta inom en solid budget.
Till exempel, om ditt företag fakturerar kunder på trettio dagars villkor, men de största kunderna konsekvent betalar närmare fyrtiofem dagar, är det ett smart drag att säkra betalningsvillkor till dina leverantörer som återspeglar den affärsverkligheten. Att inte veta skillnaden mellan den önskade betalningstiden och det genomsnittliga betalningsintervallet som används av de flesta av dina kunder kommer att resultera i att ett företag är fastspänt för operativt kapital, eftersom det gjort åtaganden som det inte kan uppfylla inom en acceptabel tidsram. Detta kommer att påverka din relation med dina leverantörer negativt, vilket i sin tur kan påverka din förmåga att arbeta och betjäna din kundbas.
För det andra är åldrande av kundfordringar ett utmärkt verktyg när det gäller att stärka banden med kunder. Om en periodisk rapport visar att en stamkund har en utestående faktura över nittio dagar, men har betalat även fakturor som skickats för trettio dagar sedan, är det en möjlighet att kontakta kunden och fråga om status på fakturan. Ganska ofta kan fakturan helt enkelt ha förlagts, och betalningen kan minskas omedelbart när problemet är känt. Tillmötesgående förfrågningar av denna karaktär skulle inte vara möjliga om korrekt åldrande av kundfordringar inte upprätthålls.
Om du går ett steg längre kan kundfordringarnas åldrande hjälpa till att indikera när det kan vara dags att bryta en relation med en kund. Om den periodiska rapporten för åldrande konsekvent visar att kunden har problem med att betala fakturor i tid, kan det vara dags att undersöka företagets ekonomiska hälsa. Många företag kommer att använda åldrande av kundfordringar för att avgöra om någon form av utredning är nödvändig. Till exempel kan en kund som konsekvent har fakturor som faller inom nittio till hundra tjugo dagar innan betalningar görs mycket väl vara på väg att vikas.
Istället för att fortsätta att erbjuda tjänster som så småningom kommer att behöva skrivas av som osäkra fordringar, använd kundfordringarnas åldrande för att undvika denna typ av problem. Meddela kunden att ditt företag inte kommer att kunna tillhandahålla ytterligare tjänster om inte utestående fordringar uppdateras och någon form av förskottsbetalningsarrangemang görs för framtida användning.