De flesta företag måste hantera kassaflödet och för att hålla koll på fakturering och inkomstströmmar kan fakturor användas. En faktura är en faktura som beskriver utförda tjänster eller köpta produkter och deras totala kostnad. Dessa kan komma från externa leverantörer för företaget eller kan utfärdas från företaget till andra företag eller kunder. En fakturabok är ett sätt att hålla alla dessa fakturor organiserade och lagrade. Det finns många anledningar till att ett företag kan behålla fakturor, inklusive för skatteändamål, kassaflödesanalys och journalföring.
Det finns många fördelar med att föra en fakturabok. I USA och vissa andra regioner kan vissa företag dra av många av sina inköp under året när de lämnar in skatt. När detta är gjort finns det en chans att företagen måste bevisa att dessa köp har gjorts och att ett visst belopp har betalats. En annan bra tid att ha fakturaposter organiserade i en fakturabok är när man analyserar kassaflödet. De flesta företag kommer att undersöka kassaflödet en gång varje kvartal, och fakturor kan visa var pengar går och kommer ifrån.
Övergripande registerföring är den vanligaste anledningen till att föra en fakturabok. Ibland kan det finnas behov av att visa en säljare vad som har betalats eller att visa en kund vad som inte har betalats. Dessa böcker kan organiseras på vilket sätt som helst som passar företagets behov. När behovet uppstår kan fakturorna på en lämplig plats hjälpa till att undvika förvirring eller tvister.
Många företag använder programvara för elektronisk faktura. Detta kan fungera på många sätt och återigen gör det möjligt för företaget att organisera och innehålla fakturorna på ett sätt som passar dem. Att föra register elektroniskt kan spara tid och utrymme, och det finns vanligtvis många typer av programvara tillgängliga i många prisklasser.
Ytterligare andra företag använder både pappersfakturor och elektroniska fakturor. En fakturabok kan innehålla papperet, även kallat fysiska fakturor. De elektroniska böckerna kan ha skannade kopior av dessa fakturor eller kan helt enkelt ha uppgifterna från dem inmatade och organiserade för snabb forskning. Det finns fördelar med båda, och hur ett företag än väljer att lagra sina fakturor är helt upp till dess behov.
Vissa företag kan använda många fakturor dagligen. Många gånger är dessa fakturor mindre, och fler kan radas upp i fakturaboken. Det rekommenderas generellt att ett företag sparar fakturor i mellan tre och sju år. Detta kan skapa flera högar av böcker, som kan förvaras i ett helt separat registerrum eller byggnad.